Applicable à : Administrateurs d’associations et de clubs

Applicable à : Rugby Canada

Application(s) : Portail Admin > Demandes de remboursement

Cet article couvrira les points suivants :

1. Aperçu du processus d’approbation par l’administrateur
2. Comprendre la boîte de réception des demandes de remboursement
3. Examen détaillé d’une demande de remboursement
4. Approbation d’une demande de remboursement
5. Refus d’une demande de remboursement
6. Expiration d’un adhésion (uniquement Rugby Canada et unions provinciales)
7. Annulation de l’inscription d’un participant

Articles connexes :

• Demander un remboursement depuis le profil du participant
• Remboursements ponctuels

Aperçu

Lorsqu’un participant demande un remboursement et n’est pas admissible à une approbation automatique — parce qu’il s’est inscrit il y a plus de 15 jours ou qu’il a déjà joué dans un match — sa demande est acheminée vers le processus d’approbation par l’administrateur pour un examen manuel.

Chaque organisation qui reçoit une partie des frais d’inscription voit la demande dans sa propre boîte de réception Demandes de remboursement en même temps et décide de façon indépendante. Pour une inscription à une compétition de Rugby Canada, cela signifie généralement trois organisations : Rugby Canada, l’union provinciale concernée et le club concerné. Aucune organisation n’a besoin d’attendre une autre avant d’agir.

Les parts de remboursement approuvées sont traitées automatiquement via la passerelle de paiement de PlayHQ. Le participant reçoit un courriel à chaque fois qu’une organisation prend une décision, ce qui lui permet de rester informé tout au long du processus sans avoir à contacter le support.

Les remboursements partiels sont un résultat normal. Un participant peut recevoir un remboursement d’une organisation tandis qu’une autre refuse, et une troisième est encore en cours d’examen — tout cela dans la même demande.

Conseil : Cet article couvre uniquement le processus d’approbation par l’administrateur. Si vous cherchez des informations sur la façon dont un participant demande un remboursement, veuillez consulter Demander un remboursement

Comprendre la boîte de réception des demandes de remboursement

Accédez à la section Demandes de remboursement depuis votre Portail Admin pour voir toutes les demandes de remboursement associées à votre organisation.

La vue en liste affiche une ligne par demande et inclut :

• Nom du participant — la personne qui a soumis la demande
• Date de création — quand la demande a été soumise
• Dernière mise à jour — quand le dernier changement a été effectué
• Montant — la part des frais que votre organisation doit examiner
• Organisations — la liste des organisations impliquées dans la demande
• Statut global — l’état combiné de la demande pour toutes les organisations
• Notre statut — la décision spécifique d’approbation de votre organisation

Lecture de l’indicateur d’approbation à feux tricolores

Chaque ligne de demande comprend des cercles colorés représentant chaque organisation dans la chaîne d’approbation, affichés de gauche à droite du corps national au club :

• Jaune — la décision est toujours en attente
• Vert — la part a été approuvée
• Rouge — la part a été refusée

Survolez n’importe quel cercle pour voir le nom de l’organisation qu’il représente.

Filtrage et tri

Utilisez le menu déroulant Statut pour vous concentrer sur les demandes nécessitant une attention. Les valeurs disponibles sont : Toutes, En attente, Complétées, Échouées et Annulées.

Cliquez sur n’importe quel en-tête de colonne pour trier la liste par Nom du participant, Date de création, Dernière mise à jour, Montant ou Statut global.

Examen détaillé d’une demande de remboursement

Cliquez sur n’importe quelle ligne dans la liste pour ouvrir la vue détaillée de la demande de remboursement.

La vue détaillée contient :

1. Détails de la demande — le nom du participant (lié à son profil participant), les détails de l’inscription, la catégorie d’adhésion, et le montant des frais que votre organisation doit examiner.
2. Tableau des approbations — montre la part de chaque organisation avec son statut actuel, la décision et toute raison ou commentaire fourni. La ligne Demandé en haut montre la raison originale du participant pour demander un remboursement.
3. Notes internes — un espace de travail partagé où les administrateurs de toutes les organisations dans la chaîne d’approbation peuvent lire le contexte du remboursement et les notes laissées par d’autres admins. Les notes internes sont visibles par toutes les organisations impliquées dans la demande mais ne sont pas visibles par le participant.
4. Boutons d’action — Approuver et Refuser apparaissent en haut de la page. Un bouton Terminé vous ramène à la vue liste sans soumettre de décision.

Conseil : Ouvrez le profil du participant dans un nouvel onglet en cliquant sur son nom hyperlié dans la section Détails de la demande. Cela vous permet de vérifier son historique d’inscription ou son statut d’adhésion sans perdre votre place dans la file.

Approuver une demande de remboursement

Lorsque vous approuvez une part de demande de remboursement, la portion des frais du participant correspondant à votre organisation est automatiquement remboursée via la passerelle de paiement. Le participant reçoit un courriel confirmant votre décision et la raison que vous avez fournie.

Suivez ces étapes pour approuver une demande de remboursement :

1. Ouvrir la demande de remboursement

   Depuis la boîte de réception Demandes de remboursement, cliquez sur la ligne de la demande concernée pour ouvrir la vue détaillée. Examinez la raison du participant, le tableau des approbations, et toutes les notes internes des autres organisations avant de prendre votre décision.

2. Examiner les lignes (si le Compositeur de remboursement est activé)

   Si une section Articles apparaît sous la barre d’actions, vous pouvez voir chaque ligne de commande avec le montant disponible à rembourser. Chaque ligne est extensible pour montrer l’historique des remboursements. Le champ Nouveau remboursement est prérempli avec le montant total remboursable.

   Pour émettre un remboursement partiel, modifiez le montant prérempli dans n’importe quelle ligne. Pour rembourser le montant total, laissez les valeurs inchangées.

3. Cliquez sur Approuver

   Cliquez sur le bouton Approuver en haut de la page.

4. Entrez une raison obligatoire

   Entrez une raison pour votre décision dans le champ requis. Cette raison est incluse dans le courriel envoyé au participant et est enregistrée dans le tableau des approbations pour que les autres administrateurs puissent la voir.

5. Appliquez tout autre commutateur applicable à votre niveau d’organisation (voir les sections suivantes pour les détails sur l’expiration d’une adhésion et l’annulation d’une inscription).

6. Confirmez votre décision

   Cliquez sur Confirmer pour soumettre votre approbation. Une fois confirmée, la part de remboursement est traitée automatiquement et ces frais sont remboursés au participant.

Une fois traitée, le participant reçoit un courriel de PlayHQ confirmant l’approbation de votre organisation et le montant remboursé. Si d’autres organisations examinent encore leurs parts, le participant peut recevoir d’autres courriels au fur et à mesure de leurs décisions.

Refuser une demande de remboursement

Lorsque vous refusez une part de demande de remboursement, la portion des frais de votre organisation n’est pas remboursée. Le participant reçoit un courriel avec la raison que vous avez fournie.

Suivez ces étapes pour refuser une demande de remboursement :

1. Ouvrir la demande de remboursement

   Depuis la boîte de réception Demandes de remboursement, cliquez sur la ligne de la demande concernée pour ouvrir la vue détaillée.

2. Cliquez sur Refuser

   Cliquez sur le bouton Refuser en haut de la page.

3. Entrez une raison obligatoire

   Entrez une raison claire pour votre décision. Celle-ci est envoyée au participant dans le courriel de refus et est visible par les autres administrateurs dans la chaîne d’approbation.

4. Confirmez votre décision

   Cliquez sur Confirmer pour soumettre votre refus. Votre décision ne peut pas être réouverte depuis cette interface.

Important : Les décisions refusées sont finales depuis cette interface. Si un remboursement a été refusé par erreur, la résolution se fait via le processus de remboursement de facture ponctuel.

Expiration d’une adhésion (uniquement Rugby Canada et unions provinciales)

Les administrateurs de Rugby Canada et des unions provinciales peuvent choisir d’expirer l’adhésion d’un participant dans le cadre de leur décision d’approbation. Le commutateur Expirer l’adhésion apparaît dans le panneau de décision uniquement pour ces niveaux.

Quand pouvez-vous expirer une adhésion

• Le joueur est inscrit dans une autre compétition utilisant la même adhésion (ex. un permis de saison)
• Le joueur est inscrit comme joueur dans plusieurs compétitions
• Le joueur a acheté plusieurs adhésions dans la même saison (ex. une mise à niveau, et les deux sont actives)

Quand le commutateur Expirer l’adhésion est désactivé

Si le commutateur est grisé parce que le participant a d’autres inscriptions actives :

1. Accédez au profil du participant en cliquant sur son nom dans la section Détails de la demande.
2. Annulez les autres inscriptions actives via l’onglet participant.
3. Retournez à la demande de remboursement et réexaminez votre décision concernant l’adhésion.

Important : L’expiration d’une adhésion n’est pas réversible depuis la surface de demande de remboursement. Examinez l’historique complet des inscriptions du participant avant d’activer ce commutateur.

Utilisation du commutateur Expirer l’adhésion

Lorsque le commutateur est disponible :

1. Dans le panneau de décision, activez le commutateur Expirer l’adhésion.
2. Une bannière de notification apparaît confirmant que l’adhésion du participant sera expirée dans le cadre de cette décision.
3. Entrez votre raison obligatoire, puis cliquez sur Confirmer.

Lors de l’approbation, la part de remboursement est traitée et l’adhésion est expirée à la même date.

Annulation de l’inscription d’un participant

L’annulation d’inscription peut se faire de deux façons : dans le cadre d’une décision d’approbation, ou indépendamment via l’onglet participant.

Annulation d’une inscription dans le cadre d’une décision d’approbation (administrateurs de club)

Les administrateurs de club voient un commutateur Annuler l’inscription dans le panneau de décision lorsqu’ils approuvent une demande de remboursement. Activer ce commutateur annule l’inscription du participant en même temps que le traitement du remboursement des frais.

Le commutateur est optionnel. Vous pouvez approuver le remboursement sans annuler l’inscription si la situation l’exige — par exemple, pour résoudre un litige de frais tout en gardant le joueur sur la liste.

Pour annuler une inscription dans le cadre de votre approbation :

1. Dans le panneau de décision, activez le commutateur Annuler l’inscription.
2. Entrez votre raison obligatoire, puis cliquez sur Confirmer.

Lors de l’approbation, la part de remboursement est traitée et l’inscription est annulée. Le participant reçoit à la fois un courriel de confirmation de remboursement et un courriel d’annulation d’inscription.

Conseil : Les administrateurs de club ne peuvent pas expirer les adhésions. L’expiration des adhésions est gérée uniquement par les administrateurs de Rugby Canada et des unions provinciales.

Annulation d’une inscription indépendamment de la décision de remboursement (tous niveaux)

Tout administrateur autorisé peut annuler l’inscription d’un participant directement depuis l’onglet participant, que la demande de remboursement soit en cours ou non. Cela est utile lorsque vous devez libérer une place sur la liste avant que toutes les parts de remboursement aient été décidées.

L’annulation d’une inscription via l’onglet participant n’affecte pas les parts de remboursement en attente — chaque organisation doit encore agir sur sa part de la demande.

Questions fréquemment posées

Qui peut examiner et traiter les demandes de remboursement ? Les administrateurs d’associations et de clubs ayant accès au Portail Admin peuvent examiner et décider des demandes de remboursement pour leur propre organisation. Chaque administrateur ne voit que les demandes où son organisation est partie prenante.

Dois-je attendre que les autres organisations décident avant de traiter une demande ? Non. Chaque organisation dans la chaîne d’approbation agit de façon indépendante et simultanée. Votre décision ne dépend pas — et n’affecte pas — le moment des décisions des autres organisations.

Puis-je approuver un remboursement pour un montant différent de celui demandé par le participant ? Oui, si le Compositeur de remboursement est activé pour votre organisation. Dans la vue détaillée, développez chaque ligne dans la section Articles et modifiez le montant de remboursement prérempli avant de confirmer votre décision. Le montant initialement demandé par le participant n’est pas conservé séparément ; le dossier officiel est le montant effectivement approuvé.

Que se passe-t-il si j’approuve le remboursement sans activer les commutateurs Annuler l’inscription ou Expirer l’adhésion ? Le participant est remboursé pour la part des frais de votre organisation, mais son inscription reste active et son adhésion n’est pas modifiée. Si c’était une erreur, l’inscription ou l’adhésion devra être traitée séparément via l’onglet participant ou en revenant sur la demande de remboursement.

Que faire si le commutateur Expirer l’adhésion est grisé ? Le commutateur est désactivé parce que le participant a d’autres inscriptions actives utilisant la même adhésion. Annulez d’abord ces inscriptions via l’onglet participant, puis revenez à la demande de remboursement pour réexaminer la décision concernant l’adhésion.

Puis-je ajouter une note pour les autres administrateurs sans prendre de décision ? Oui. Utilisez la section Notes internes dans la vue détaillée de la demande de remboursement pour laisser du contexte ou coordonner avec d’autres organisations. Les notes sont visibles par tous les administrateurs dans la chaîne d’approbation mais ne sont pas visibles par le participant. Ajouter une note ne constitue pas une décision.

Que se passe-t-il si le participant soumet une demande de remboursement pour une inscription déjà annulée ? La demande est toujours acheminée normalement via le processus d’approbation par l’administrateur. Chaque organisation doit encore examiner et décider sur sa part des frais.

Un participant peut-il annuler une demande de remboursement en cours ? Actuellement, il n’existe pas de surface dans le produit permettant à un participant ou un administrateur d’annuler une demande de remboursement en attente une fois soumise.

Cette fonction est-elle disponible pour toutes les organisations PlayHQ ? À ce stade, la fonction Demandes de remboursement (processus d’approbation par l’administrateur) est active uniquement pour les organisations Rugby Canada. La disponibilité multi-locataires est prévue dans le cadre du déploiement continu de l’initiative de remboursements.