Traitement sécurisé des paiements

PlayHQ utilise les fournisseurs de passerelles de paiement en ligne Stripe et Hyperwallet, leaders dans la fourniture de services sécurisés de collecte de paiements en ligne. Tous les paiements sont sécurisés selon les normes les plus élevées de l'industrie.

Tous les paiements effectués lors de l'inscription s'afficheront sous le nom 'PlayHQ' sur votre relevé de carte de crédit ou de compte bancaire. 

Méthodes de paiement disponibles pour les inscriptions

PlayHQ accepte une variété de méthodes de paiement en ligne sécurisées, offrant aux participants de la flexibilité :

Création de demandes de paiement

Les administrateurs dans PlayHQ peuvent facilement initier des demandes de paiement, permettant aux paiements d'être effectués directement sans besoin d'inscription. Cette fonctionnalité est parfaite pour collecter les frais de match, frais de forfait, frais interligues, frais de tournoi, paiements d'événements et amendes pour incidents, où un paiement immédiat est requis.

Comment créer une demande de paiement

1. Connectez-vous au Portail Admin
2. Accédez à Boutique
3. Sélectionnez Demandes de paiement
4. Cliquez sur Ajouter une demande de paiement
5. Remplissez les détails de la demande de paiement, incluant :
   • Objet de la demande de paiement*
   • Description
   • Date d'échéance
   • Montant*
6. Choisissez la visibilité : Visible ou Cachée

Après création, toutes les demandes de paiement actives seront affichées sous forme de liste.

Comment distribuer la demande de paiement

• Pour distribuer la demande de paiement à un participant, une URL unique de demande de paiement est générée et accessible une fois la demande créée, ainsi que depuis la liste des demandes de paiement
• Il suffit de copier ce lien et de le distribuer via le canal de communication préféré de votre organisation

Comment générer un rapport

Pour voir les détails de chaque demande de paiement :

1. Accédez à Boutique Commandes
2. Générez un rapport de commandes pour suivre ou rapporter les demandes de paiement
3. Alternativement, exécutez un rapport de transactions pour lister tous les achats associés aux demandes de paiement

Page de paiement et résumé pour un participant

Lorsque les participants cliquent sur l'URL unique envoyée pour une demande de paiement, ils sont dirigés vers la page de résumé de la demande de paiement où ils peuvent voir les détails et compléter leur paiement.

Comprendre les paiements différés

Veuillez noter : Les paiements différés sont actuellement en BÊTA et peuvent ne pas encore être disponibles pour votre club.  
Avec les paiements différés, vous pouvez offrir aux participants l'option de payer lors de l'inscription ou de payer avant une date d'échéance. Lorsque les participants choisissent de différer le paiement :

• PlayHQ gère le processus de suivi avec des rappels automatiques
• Les participants reçoivent un lien de paiement sécurisé pour régler les frais avant la date d'échéance
• Les inscriptions restent actives quel que soit le statut de paiement
• Si le paiement n'est pas effectué avant la date d'échéance, vous pouvez annuler l'inscription ou contacter directement le participant

Configuration des paiements différés

1. Dans le Portail Admin, accédez à Formulaire d'inscription à la saison des compétitions
2. Activez Paiement différé dans la section Mes frais
3. Définissez la date d'échéance (doit être avant la fin de la saison en cours)
4. Saisissez un montant de dépôt (optionnel)

Définissez la date d'échéance. La date d'échéance doit être avant la fin de la saison en cours. Cette date déterminera la date limite de paiement des frais différés par le participant et informera le calendrier de rappels de PlayHQ.

Saisissez un montant de dépôt. Il s'agit d'une fonctionnalité optionnelle. Le dépôt représente la portion des frais de joueur que vous souhaitez que vos participants paient à l'avance.

Par exemple : Si vos frais de joueur sont de 100 $, et que vous définissez un dépôt de 20 $, un participant qui choisit de différer son paiement paiera 20 $ au moment de l'inscription et les 80 $ restants avant la date d'échéance que vous avez entrée.

Rappels automatiques de paiement

Lorsqu'un participant différé son paiement, PlayHQ envoie des courriels de rappel automatiques à :

• 7 jours avant la date d'échéance
• Le jour de la date d'échéance
• Lorsque le paiement est en retard

Le courriel de rappel informera le participant de la date d'échéance et du solde restant. Il contiendra un lien vers une plateforme de paiement sécurisée hébergée par PlayHQ et le participant pourra effectuer son paiement à tout moment avant ou après la date d'échéance.

Comment savoir qui a des frais en souffrance ?

Dans le portail admin sous Participants à la saison des compétitions vous verrez une colonne intitulée Paiement. Cela vous donnera un aperçu du statut de paiement de tous les participants, qu'ils aient payé d'avance ou différé leurs frais.

• Si un participant a terminé de payer intégralement ses frais différés, il sera indiqué comme Payé. Cela inclut les participants ayant payé en totalité au moment de l'inscription.
• Si un participant a différé son paiement, mais n'a pas réglé le solde restant, il sera indiqué comme En attente.
• Si un participant a différé son paiement et n'a pas complété le paiement restant avant la date d'échéance, il sera indiqué comme En retard.

Pour voir le total de la commande par rapport au solde restant, cliquez sur Voir sur le participant pour plus de détails. Dans cette vue, vous trouverez également un lien vers leur lien de paiement sécurisé.

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