Applicable à : Administrateurs d’association et de club

Application(s) : Portail Admin > Participants > [Nom du participant] > Factures > Voir

Sports applicables : Rugby Canada

Ce document couvre les points suivants :

1. Aperçu
2. Comprendre la liste des factures mise à jour
3. Consulter la page de détail d’une facture
4. Émettre un remboursement ponctuel sur un article
5. Annuler une inscription ou expirer des adhésions dans le cadre d’un remboursement

Articles connexes :

• Examen et traitement des demandes de remboursement des participants
• Demander un remboursement

Aperçu

Les remboursements ponctuels par l’administrateur permettent aux administrateurs d’organisation d’émettre un remboursement directement sur la facture d’un participant sans attendre que celui-ci soumette une demande de remboursement. Les administrateurs peuvent rembourser n’importe quel article dont ils ont la propriété — en totalité ou en partie — à tout moment, avec une raison obligatoire enregistrée pour chaque remboursement à des fins d’audit.

Cette fonctionnalité est disponible pour une grande variété de types de paiements : inscriptions aux compétitions, inscriptions aux programmes, adhésions autonomes, produits et marchandises, ainsi que les demandes de paiement ponctuelles.

Lorsqu’un administrateur soumet un remboursement, il est approuvé automatiquement et immédiatement — il n’y a pas de chaîne d’approbation inter-organisation. PlayHQ traite le remboursement vers la méthode de paiement originale du participant, qui reçoit une confirmation par courriel.

Conseil : Sachez quel flux de remboursement utiliser. Les remboursements ponctuels par l’administrateur sont idéaux pour résoudre des litiges, corriger des erreurs de facturation ou rembourser de manière proactive lorsque aucune demande du participant n’existe. Si un participant a déjà soumis une demande de remboursement, utilisez plutôt le flux d’approbation administrateur.

Consulter la page de détail d’une facture

La page de détail d’une facture vous offre une ventilation complète d’une facture unique. Pour y accéder :

1. Accédez à l’onglet Factures du participant

   Dans la section Participants du Portail Admin, ouvrez le profil du participant et sélectionnez l’onglet Factures.

2. Ouvrez la facture

   Cliquez sur Voir sur la facture que vous souhaitez examiner. Cela ouvre la page de détail de la facture pour cette commande.

3. Examinez l’en-tête de la facture

   L’en-tête de la page affiche l’ID de la commande, la méthode de paiement (les 4 derniers chiffres de la carte), le type de paiement (complet ou en versements), le montant total, le total remboursé et le solde dû.

   [Capture d’écran : En-tête de la page de détail de la facture avec les informations récapitulatives de la commande]

4. Examinez le tableau des articles

   Chaque ligne montre le nom de l’article, l’organisation, le prix de l’article, le montant déjà remboursé et Remboursement disponible (le montant maximal pouvant être remboursé pour cet article, en tenant compte de tous les remboursements précédents, y compris ceux en cours).

   

Conseil : Voir les articles d’autres organisations. Par défaut, seuls les articles appartenant à votre organisation sont affichés. Activez Voir les autres articles pour voir tous les articles de la facture en mode lecture seule. Ceci est utile pour comprendre le contexte complet de la facture.

Émettre un remboursement sur un article

Suivez ces étapes pour émettre un remboursement :

1. Accédez à la page de détail de la facture

   Suivez les étapes de la section Consulter la page de détail d’une facture ci-dessus pour ouvrir la facture concernée.

2. Développez la ligne de l’article

   Cliquez sur la ligne de l’article que vous souhaitez rembourser. La ligne s’agrandit pour montrer l’historique des remboursements précédents pour cet article ainsi qu’une nouvelle section de saisie de remboursement.

   

3. Entrez un montant de remboursement

   Dans le champ Nouveau remboursement, saisissez le montant à rembourser. Le montant doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser la valeur de Remboursement disponible indiquée pour cet article.

   Conseil : Les remboursements partiels sont pris en charge. Vous n’êtes pas obligé de rembourser la totalité de la valeur de l’article. Saisissez n’importe quel montant jusqu’au remboursement disponible pour effectuer un remboursement partiel.

4. Entrez une raison obligatoire

   Complétez le champ Raison. Ceci est obligatoire et fait partie de la piste d’audit visible par tout administrateur qui consultera cette facture à l’avenir.

5. Appliquez des effets secondaires optionnels (si applicables)

   Selon le niveau de votre organisation, vous pouvez voir un ou les deux interrupteurs suivants. Voir la section suivante pour des détails sur les cas d’application de chacun.

   • Annuler l’inscription — disponible pour les administrateurs de club.
   • Expirer les adhésions — disponible pour les administrateurs de Rugby Canada et des unions provinciales (lorsque activé par votre sport).

6. Soumettez le remboursement

   Cliquez sur Mettre à jour & Enregistrer pour soumettre. PlayHQ traite le remboursement immédiatement — aucune approbation supplémentaire n’est requise. Une fois soumis :

   • Le montant Remboursement disponible de l’article est mis à jour pour refléter le nouveau remboursement.
   • Le Statut de paiement de la facture est mis à jour (par exemple, de Payé à Remboursement partiel).
   • Le participant reçoit un courriel confirmant le montant du remboursement, l’article concerné et la raison.
   • Le remboursement apparaît dans l’historique des remboursements précédents de l’article, attribué à votre nom.

Important : Les frais de service ne peuvent pas être remboursés. Les frais de service appliqués à une facture sont exclus du montant de remboursement disponible et ne peuvent pas être retournés au participant via ce processus.

Annuler une inscription ou expirer des adhésions dans le cadre d’un remboursement

Lors de l’émission d’un remboursement, vous pouvez également vouloir annuler l’inscription du participant ou expirer son adhésion. Ces actions peuvent être effectuées dans la même étape que le remboursement plutôt que comme opérations séparées.

Annuler l’inscription (Clubs seulement)

Activez l’interrupteur Annuler l’inscription pour annuler l’inscription du participant sur cette commande en même temps que le remboursement. L’interrupteur n’est disponible que si l’inscription du participant est actuellement active. Si l’inscription a déjà été annulée, l’interrupteur sera désactivé.

Expirer les adhésions (Rugby Canada et unions provinciales)

Activez l’interrupteur Expirer les adhésions pour expirer l’(les) adhésion(s) du participant associée(s) à cette commande en même temps que le remboursement. Cet interrupteur n’est disponible que si activé par votre sport et si l’adhésion du participant est actuellement active.

Conseil : Vérifiez le champ Statut d’inscription et d’adhésion. La page de détail de la facture montre le statut actuel de l’inscription et de l’adhésion du participant. Vérifiez cela avant d’activer l’un ou l’autre interrupteur pour confirmer que l’action est appropriée.

Questions fréquentes

Qui peut émettre des remboursements ponctuels ? Les administrateurs d’association et de club ayant accès au Portail Admin peuvent émettre des remboursements sur les articles appartenant à leur organisation. Les administrateurs ne peuvent rembourser que les articles appartenant à leur propre organisation ; les articles appartenant à d’autres organisations sur une facture partagée sont visibles en mode lecture seule.

Puis-je rembourser un montant partiel plutôt que la totalité de l’article ? Oui. Saisissez un montant supérieur à zéro et jusqu’à la valeur de Remboursement disponible pour l’article. Les remboursements partiels sont entièrement pris en charge et reflétés avec précision dans le solde Remboursement disponible pour tout remboursement ultérieur.

Combien de temps le remboursement prend-il pour parvenir au participant ? PlayHQ traite le remboursement immédiatement après la soumission. Le délai pour que les fonds apparaissent sur le compte du participant dépend de sa banque ou de son fournisseur de carte, généralement de 3 à 10 jours ouvrables.

Puis-je annuler un remboursement une fois qu’il a été soumis ? Non. Les remboursements sont traités immédiatement et ne peuvent pas être annulés une fois soumis. Assurez-vous que le montant et la raison sont corrects avant de cliquer sur Mettre à jour & Enregistrer.

Que se passe-t-il si je soumets par erreur un mauvais montant ? Une fois un remboursement traité, il ne peut pas être annulé. Si le montant était trop bas, vous pouvez émettre un second remboursement partiel jusqu’au montant restant disponible. Si le montant était trop élevé, contactez le support PlayHQ.

Pourquoi ne puis-je pas voir d’option de remboursement sur une facture en versements ? Les remboursements ponctuels ne sont pas disponibles pour les factures payées en versements. Contactez le support PlayHQ pour traiter un remboursement sur une facture payée en versements.

Puis-je rembourser les frais de service ? Non. Les frais de service sont exclus du montant de remboursement disponible et ne peuvent pas être remboursés via ce processus.

Le participant sera-t-il informé ? Oui. Le participant reçoit un courriel lorsqu’un remboursement ponctuel est traité, incluant le montant, l’article et la raison fournie.

Comment savoir si quelqu’un d’autre a déjà émis un remboursement sur cet article ? Développez la ligne de l’article pour voir l’historique des remboursements précédents, incluant la date, le montant, la raison et le nom de l’administrateur qui l’a traité. Le montant Remboursement disponible prend déjà en compte tous les remboursements précédents et en cours, vous ne pouvez donc pas rembourser en trop par erreur.

Que faire si la fonctionnalité n’est pas disponible pour moi ? Les remboursements ponctuels par les administrateurs sont déployés progressivement par sport et organisation. Si vous ne voyez pas l’action Voir sur les factures ou les champs de saisie de remboursement sur la page de détail de la facture, la fonctionnalité n’est peut-être pas encore activée pour votre organisation. Contactez l’équipe de support de votre sport pour plus d’informations.