Aperçu

Les versements échelonnés permettent aux participants de payer les frais d'inscription de club en plusieurs paiements mensuels plutôt qu'en totalité à l'avance. Les participants paient un acompte (fixé par vous) plus tous les frais d'association ou d'adhésion, les frais de service PlayHQ et tous les produits le jour de l'inscription, puis paient le solde restant des frais de club en versements mensuels égaux.

Les versements peuvent être activés dans les paramètres du formulaire d'inscription de club pour les frais d'inscription des joueurs, ce qui aide à éliminer les obstacles financiers pour les participants tout en maintenant la visibilité des paiements.

Les paiements échelonnés sont traités automatiquement aux dates mensuelles prévues. Lorsqu'un participant sélectionne les versements pendant l'inscription, il sera invité à enregistrer une carte dans le système. Après le paiement initial, tous les versements restants seront automatiquement débités sur la carte enregistrée. Aucune action supplémentaire n'est requise de la part des participants ou des administrateurs, sauf en cas d'échec de paiement ou de problème, qui sera signalé pour un suivi.

Fonctionnement des versements échelonnés

Structure de paiement

Lorsque les versements sont activés, les paiements d'inscription se divisent en deux composantes :

Payé le jour de l'inscription :

• Tous les frais d'association et d'organisme directeur, y compris les adhésions
• Tous les produits ou articles ajoutés au panier
• Pourcentage d'acompte des frais de club (fixé par l'administrateur du club)
• Frais de service de la plateforme
• Taxes applicables au montant dû le jour même

Payé par versements :

• Solde restant des frais de club après l'acompte
• Taxes applicables sur le montant restant
• Frais supplémentaires pour l'utilisation des versements

💡 Considérez un participant qui s'inscrit avec des frais de club de 500 $ où vous avez fixé un acompte de 20 % et la date d'échéance du paiement final est dans 5 mois. Le jour de l'inscription, il paiera l'acompte de 100 $ (20 % de 500 $) plus tous les frais d'association ou d'organisme directeur ou adhésions, tous les produits qu'il a ajoutés à son panier, et les frais de service de la plateforme. Le solde restant de 400 $ des frais de club est ensuite divisé également en 5 versements mensuels de 80 $ chacun, avec des paiements traités automatiquement à la même date chaque mois jusqu'à la date d'échéance finale.

Génération du calendrier de paiement

Le système calcule automatiquement les calendriers de versements en fonction de :

• La date d'inscription
• La date d'échéance du paiement final (définie dans le formulaire d'inscription)
• La date de paiement mensuel (le même jour chaque mois que la date d'échéance finale)

Les versements sont répartis uniformément entre la date d'inscription et la date d'échéance finale, avec des paiements traités le même jour chaque mois.

Activation des versements échelonnés

Configuration des versements dans les formulaires d'inscription

Avant d'activer les versements, assurez-vous que votre formulaire d'inscription est configuré pour la nouvelle saison ou compétition.

1. Accéder aux paramètres du formulaire d'inscription

1. Accédez à Portail d'administration > Compétitions
2. Sélectionnez votre compétition et votre saison
3. Accédez à Formulaires d'inscription
4. Sélectionnez le formulaire d'inscription des joueurs que vous souhaitez configurer
5. Faites défiler jusqu'à la section Paiements

2. Activer et configurer les versements

1. Basculez « Autoriser les versements échelonnés » sur ACTIVÉ
2. Définissez la date d'échéance du paiement final à l'aide du calendrier
   • Doit être une date future
   • Vous ne pouvez sélectionner que les jours 1 à 28 de n'importe quel mois (garantit une facturation mensuelle cohérente)
   • Devrait être dans les 6 à 12 mois de la date de fin de saison
   • La date de paiement mensuel se remplira automatiquement (champ en lecture seule correspondant au jour sélectionné dans la date d'échéance finale)
3. Sélectionnez le pourcentage d'acompte dans le menu déroulant
   • Il s'agit du pourcentage des frais de club payés le jour de l'inscription
   • Considérez les besoins de trésorerie de votre club lors de cette configuration
4. Enregistrez les paramètres de votre formulaire d'inscription

Considérations de configuration

Date d'échéance du paiement final : Choisissez une date qui s'aligne avec le calendrier de votre saison tout en donnant aux participants un délai raisonnable pour effectuer leurs paiements. Considérez quand votre saison se termine et quand vous devez recevoir le paiement complet.

Pourcentage d'acompte : Des pourcentages d'acompte plus élevés fournissent plus de flux de trésorerie initial, mais peuvent créer des obstacles pour certains participants. Des pourcentages plus bas sont plus accessibles, mais signifient attendre plus longtemps pour le paiement complet. De nombreux clubs fixent des acomptes entre 20 % et 50 %.

Date de paiement mensuel : La date d'échéance du paiement final que vous sélectionnez détermine le jour du mois où tous les versements sont traités. Si vous sélectionnez le 31, les paiements des mois plus courts seront automatiquement traités le dernier jour disponible (par exemple, le 28 février, le 30 avril). Cela est géré automatiquement, sans action requise.

💡 Astuce : Modifier les paramètres en cours de saison : Si vous ajustez la date d'échéance finale ou le pourcentage d'acompte après le début des inscriptions, les modifications ne s'appliquent qu'aux nouvelles inscriptions. Les inscriptions existantes conservent leur calendrier de paiement d'origine.

Gestion des problèmes de paiement

Lorsque les paiements échouent

Le système réessaie automatiquement les paiements échoués avant de passer au versement suivant prévu. Si un paiement ne peut pas être traité, le versement sera marqué pour suivi.

Plus de détails sur les tentatives de réessai, les notifications et la gestion des retards à venir prochainement.

Mise à jour du statut de paiement pour les paiements hors ligne

Si un participant paie son solde impayé en dehors de PlayHQ :

1. Assurez-vous que le plan de versements est annulé (sinon, annulez-le d'abord)
2. Cliquez sur Mettre à jour le statut de paiement
3. Changez le statut global à « Payé hors ligne »
4. Cela enregistre l'inscription comme entièrement payée dans vos dossiers

Annulation des plans de versements

Quand annuler les plans

Vous pourriez avoir besoin d'annuler un plan de versements si :

• Le participant a payé hors ligne
• L'inscription doit être annulée
• Les problèmes de paiement ne peuvent pas être résolus
• Le participant se retire du programme

Annulation d'un plan

1. Accéder au dossier d'inscription

1. Accédez à l'inscription du participant
2. Développez le dossier d'inscription pour afficher le calendrier de paiement

2. Annuler le plan

1. Cliquez sur Annuler le plan de versements
2. Entrez une raison dans la fenêtre modale (obligatoire)
3. Confirmez l'annulation

Ce qui se passe ensuite

• Tous les versements restants sont marqués comme annulés
• Le statut de paiement global passe à « Versements annulés »
• La raison de l'annulation, le nom de l'administrateur et la date sont enregistrés dans la piste d'audit
• Le participant est notifié par courriel (si configuré)
• Le bouton Mettre à jour le statut de paiement devient disponible

⚠️ Important : Vous ne pouvez annuler que les plans qui ont des versements impayés restants. Une fois tous les versements payés, le plan ne peut pas être annulé.

Annulation des inscriptions avec versements

Si vous devez annuler entièrement l'inscription d'un participant :

1. Suivez votre processus standard d'annulation d'inscription
2. Le système annulera automatiquement tous les versements restants
3. Le participant ne sera pas débité pour les paiements futurs

Considérations importantes

Frais de service et versements

Les frais de service PlayHQ sont calculés sur le montant total de l'inscription et facturés entièrement le jour de l'inscription (non répartis sur les versements). Cela signifie que les participants paient les frais de service complets à l'avance même s'ils paient les frais de club au fil du temps.

Des frais de traitement de versement sont inclus dans chaque paiement échelonné.

Rabais et bons de réduction

Lorsque les participants appliquent des rabais ou des bons de réduction :

• Le rabais ou le bon peut être appliqué normalement
• Les montants « à payer aujourd'hui » et les montants des versements s'ajustent automatiquement

Calculs des taxes

Toutes les taxes applicables (TPS, taxe de vente, etc.) sont calculées et appliquées correctement au paiement initial et aux montants des versements en fonction des exigences de votre juridiction.

Modes de paiement

• Les participants doivent fournir les détails de leur carte de crédit/débit pour configurer les versements
• PayPal Payer en 4 n'est pas disponible pour les paiements échelonnés
• Les détails de la carte sont stockés en toute sécurité pour le traitement automatique

⚠️ Les paiements différés seront progressivement supprimés avec la fonctionnalité de versements. Cela n'affecte que les nouveaux formulaires d'inscription et n'a pas d'impact sur les formulaires existants avec des paiements différés déjà configurés.

Foire aux questions

Pouvons-nous offrir des versements pour tous les types d'inscription ? Actuellement, les versements ne sont disponibles que pour les frais d'inscription des joueurs aux clubs. Les inscriptions d'entraîneurs, d'officiels, de bénévoles et autres types nécessitent un paiement complet à l'avance.

Que se passe-t-il si nous modifions nos paramètres de versements après le début des inscriptions ? Les modifications de paramètres n'affectent que les nouvelles inscriptions. Les participants qui se sont déjà inscrits conservent leur calendrier de paiement d'origine basé sur les paramètres au moment de leur inscription.

Les participants peuvent-ils rembourser leurs versements plus tôt ? Cela ne sera pas disponible initialement. Les participants doivent attendre que chaque versement soit automatiquement traité à la date prévue. La fonctionnalité de paiement anticipé ponctuel est prévue pour les versions futures.

Que se passe-t-il si un paiement échoue et que nous ne pouvons pas joindre le participant ? Après l'épuisement des tentatives de réessai automatiques du système, le paiement passe au statut En retard. Vous pouvez annuler le plan de versements et soit : (a) envoyer une demande de paiement pour le solde impayé, ou (b) annuler l'inscription selon les politiques de votre club.

Comment les versements apparaissent-ils dans nos rapports de transactions ? Chaque paiement échelonné crée une ligne de transaction distincte dans vos rapports avec son propre identifiant de transaction. Tous les versements pour une seule inscription partagent le même numéro de commande, ce qui facilite le regroupement des paiements connexes.

Recevons-nous les paiements échelonnés immédiatement ou sont-ils retenus ? Les paiements échelonnés seront versés à votre club selon votre calendrier de paiement configuré.

Les frais d'association ou d'organisme directeur peuvent-ils également être payés par versements ? Non, seuls les frais d'inscription de club peuvent être divisés en versements. Tous les frais d'association, d'organisme directeur et d'organisme administratif doivent être payés en totalité le jour de l'inscription.