Applicable à : Administrateurs de club

Application(s) : Portail d'administration > Compétition > Formulaires d'inscription > Paiements

Cet article couvre les points suivants :

1. Comment fonctionnent les paiements échelonnés

2. Activation des paiements échelonnés pour les frais d'inscription au club

3. Suivi des calendriers de paiement échelonné

4. Gestion des problèmes de paiement et des annulations

5. Rapports sur les paiements échelonnés pour les administrateurs de club

Articles connexes :

• Administrateurs de club : Demandes de paiement : Collecte de frais supplémentaires en dehors de l'inscription
• Administrateurs de club : Paiements flexibles dans PlayHQ

Aperçu

Les paiements échelonnés permettent aux participants de payer les frais d'inscription au club en plusieurs versements mensuels plutôt qu'en une seule fois. Les participants paient un acompte (déterminé par vous) ainsi que tous les frais d'association ou d'adhésion, les frais de service PlayHQ et tout produit le jour de l'inscription, puis règlent le solde restant des frais du club en versements mensuels égaux.

Les paiements échelonnés peuvent être activés dans les paramètres d'un formulaire d'inscription au club pour les frais d'inscription des joueurs, et facilitent la suppression des barrières financières pour les participants tout en maintenant la visibilité des paiements.

Les paiements échelonnés sont traités automatiquement aux dates mensuelles programmées. Lorsqu'un participant choisit les paiements échelonnés lors de l'inscription, il est invité à enregistrer une carte de crédit. Après le paiement initial, tous les versements restants seront automatiquement débités sur la carte enregistrée. Aucune autre action n'est requise de la part des participants ou des administrateurs, sauf en cas d'échec ou de problème de paiement, qui sera signalé pour un suivi.

Comment fonctionnent les paiements échelonnés

Structure du paiement

Lorsque les paiements échelonnés sont activés, les paiements d'inscription se divisent en deux composantes :

Payé le jour de l'inscription :

• Tous les frais d'association et des organismes de régulation, y compris les adhésions
• Tous les produits ou marchandises ajoutés au panier
• Pourcentage d'acompte des frais du club (déterminé par l'administrateur du club)
• Frais de service de la plateforme
• Taxes applicables sur le montant dû ce jour-là

Payé en versements échelonnés :

• Solde restant des frais du club après acompte
• Taxes applicables sur le montant restant

• Frais supplémentaires pour l'utilisation des paiements échelonnés

💡 Considérez un participant qui s'inscrit avec des frais de club de 500 $ où vous avez fixé un acompte de 20 % et la date limite de paiement final est dans 5 mois. Le jour de l'inscription, il paiera un acompte de 100 $ (20 % de 500 $) plus tous les frais d'association ou d'organisme de régulation ou d'adhésion, les produits ajoutés à son panier et les frais de service de la plateforme. Le solde restant de 400 $ des frais du club est ensuite divisé en 5 versements mensuels égaux de 80 $ chacun, les paiements étant automatiquement traités à la même date chaque mois jusqu'à la date limite finale.

Génération du calendrier de paiement

Le système calcule automatiquement les calendriers de paiement échelonné en fonction de :

• Date d'inscription
• Date limite de paiement final (fixée dans le formulaire d'inscription)
• Date de paiement mensuelle (même jour chaque mois que la date limite finale)

Les paiements échelonnés sont répartis uniformément entre la date d'inscription et la date limite finale, avec des paiements traités le même jour chaque mois.

Activation des paiements échelonnés

Configuration des paiements échelonnés dans les formulaires d'inscription

Avant d'activer les paiements échelonnés, assurez-vous que votre formulaire d'inscription est configuré pour la nouvelle saison ou compétition.

1. Accédez aux paramètres du formulaire d'inscription
   1. Allez à Portail d'administration > Compétitions
   2. Sélectionnez votre compétition et saison
   3. Accédez à Formulaires d'inscription
   4. Sélectionnez le formulaire d'inscription joueur que vous souhaitez configurer
   5. Faites défiler jusqu'à la section Paiements
2. Activez et configurez les paiements échelonnés
   1. Activez l'option 'Autoriser les paiements échelonnés'
   2. Définissez la Date limite de paiement final à l'aide du calendrier
      • Doit être une date future
      • Seules les dates du 1er au 28 de chaque mois peuvent être sélectionnées (assure une facturation mensuelle cohérente)
      • Doit être entre 6 et 12 mois après la date de fin de saison
   3. La Date de paiement mensuelle sera automatiquement renseignée (champ en lecture seule correspondant au jour sélectionné dans la date limite finale)
   4. Sélectionnez le Pourcentage d'acompte dans la liste déroulante
      • C'est le pourcentage des frais du club payé le jour de l'inscription
      • Tenez compte des besoins de trésorerie de votre club lors de la définition de ce pourcentage
   5. Enregistrez les paramètres de votre formulaire d'inscription

Considérations de configuration

Date limite de paiement final Choisissez une date qui correspond à votre calendrier de saison tout en donnant aux participants un délai raisonnable pour compléter leurs paiements. Tenez compte de la date de fin de votre saison et du moment où vous devez avoir reçu le paiement complet.

Pourcentage d'acompte Des pourcentages d'acompte plus élevés fournissent plus de liquidités immédiates, mais peuvent constituer une barrière pour certains participants. Des pourcentages plus bas sont plus accessibles, mais signifient attendre plus longtemps pour le paiement complet. De nombreux clubs fixent les acomptes entre 20 % et 50 %.

Date de paiement mensuelle : La date limite de paiement final que vous sélectionnez détermine le jour du mois où tous les paiements échelonnés sont traités. Si vous choisissez le 31, les paiements des mois plus courts seront automatiquement traités le dernier jour disponible (par exemple, le 28 février, le 30 avril). Cela est géré automatiquement, sans action requise.

💡 Astuce : Modifier les paramètres en cours de saison Si vous modifiez la date limite finale ou le pourcentage d'acompte après le début des inscriptions, les changements ne s'appliquent qu'aux nouvelles inscriptions. Les inscriptions existantes conservent leur calendrier de paiement initial.

Suivi des calendriers de paiement

Consultation des calendriers de paiement dans les dossiers d'inscription

Suivez la progression des paiements échelonnés via les dossiers d'inscription individuels :

1. Accédez aux détails de l'inscription

   

Portail d'administration > Compétitions > Participants

a. Allez à Portail d'administration > Compétitions

b. Cliquez sur « Voir » pour afficher la compétition à laquelle le participant est inscrit

c. Cliquez sur « Participants », puis recherchez le participant par son nom de famille et cliquez sur « Voir »

d. Développez son dossier d'inscription

2. Examinez les informations de paiement

Dans la section paiement, vous verrez :

• Statut global du paiement (Payé, Paiement en attente, Problème de paiement, Échelonnements annulés)

• Montant total (frais d'inscription complets incluant les échelonnements)

• Solde dû (échelonnements impayés restants)

• Date limite de paiement final

• Type de paiement (Échelonnements, Paiement complet, ou Différé)

3. Examinez le tableau du calendrier des échelonnements Le calendrier affiche chaque versement avec :

• Icône de statut (✓ payé, ! erreur/problème, cercle numéroté pour à venir)

• Statut individuel du paiement (Payé, Paiement en attente, Nouvelle tentative, En retard, Annulé)

• ID de transaction (une fois payé)

• Date d'échéance du paiement

• Montant du paiement

Gestion des problèmes de paiement

En cas d'échec des paiements

Le système tente automatiquement de retraiter les paiements échoués avant de passer à l'échéance suivante. Si un paiement ne peut pas être traité, l'échéance sera signalée pour suivi et un courriel sera envoyé au participant lui demandant de gérer le paiement échoué. S'il souhaite changer la carte associée à ses paiements à venir, il peut le faire via l'onglet « Mes paiements » dans son profil.

Mise à jour du statut de paiement pour les paiements hors ligne

Si un participant paie son solde dû en dehors de PlayHQ :

1. Assurez-vous que le plan d'échelonnement est annulé (sinon, annulez-le d'abord)
2. Cliquez sur Mettre à jour le statut de paiement
3. Changez le statut global en "Payé hors ligne"
4. Cela enregistre l'inscription comme entièrement payée dans vos dossiers

Annulation des plans d'échelonnement

Quand annuler un plan

Vous pourriez avoir besoin d'annuler un plan d'échelonnement si :

• Le participant a payé hors ligne
• L'inscription doit être annulée
• Les problèmes de paiement ne peuvent être résolus
• Le participant se retire du programme

Annuler un plan

1. Accédez au dossier d'inscription

Naviguez jusqu'à l'inscription du participant

2. Développez le dossier d'inscription pour voir le calendrier des paiements

3. Annulez le plan

• Cliquez sur Forcer paiement

• Sélectionnez Annuler les échelonnements et saisissez une raison dans la fenêtre modale (obligatoire)

• Cliquez sur Mettre à jour & Enregistrer

Ce qui se passe ensuite

• Tous les versements restants sont marqués comme annulés

• Le statut global du paiement passe à "Annulé"

• La raison de l'annulation, le nom de l'administrateur et la date sont enregistrés dans la piste d'audit

• Le participant est notifié par courriel (si configuré)

⚠️ Important : Vous ne pouvez annuler que les plans ayant des versements impayés restants. Une fois tous les versements payés, le plan ne peut plus être annulé.

Annulation des inscriptions avec paiements échelonnés

Si vous devez annuler complètement l'inscription d'un participant :

1. Suivez votre processus standard d'annulation d'inscription
2. Le système annulera automatiquement tous les versements restants
3. Le participant ne sera plus facturé pour les paiements futurs

Rapports pour les administrateurs de club

Nous avons ajouté une nouvelle section Échelonnements dans votre onglet Finances dans AnalyticsHQ, aux côtés des Transactions et Paiements. Elle vous offre une vue complète des paiements échelonnés de votre club en un seul endroit, afin que vous puissiez voir ce qui a été collecté, ce qui est encore prévu et ce qui a été annulé, sans avoir à ouvrir les dossiers des participants un par un.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour les clubs ayant activé les paiements échelonnés, et vous ne verrez que les données de votre propre club. Si votre club n'utilise pas les paiements échelonnés, cette section n'apparaîtra pas.

Ce que vous verrez

En haut, trois chiffres vous donnent les données principales :

• Total collecté – montant des paiements échelonnés reçus jusqu'à présent

• Montant en attente – montant encore prévu

• Montant annulé – provenant des plans terminés prématurément

Le graphique Échelonnements payés par mois montre vos collectes dans le temps, et le graphique Échelonnements par statut les répartit en Payés, En attente et Annulés.

Définition de votre plage de dates

La plage de dates est par défaut les 12 derniers mois et filtre par date d'échéance, vous permettant de voir ce qui s'est déjà produit et ce qui est à venir. Tous les montants sont affichés dans votre devise locale.

La Liste des échelonnements en bas affiche chaque versement individuel, incluant le participant, son lien de profil, l'organisation à laquelle il s'inscrit, la saison, la position dans le plan, le montant, la date d'échéance, le statut et la date de paiement. Vous pouvez trier, filtrer et télécharger la liste.

Considérations importantes

Frais de service et paiements échelonnés

Les frais de service PlayHQ sont calculés sur le montant total de l'inscription et facturés entièrement le jour de l'inscription (non répartis sur les versements). Cela signifie que les participants paient la totalité des frais de service immédiatement, même s'ils paient les frais du club sur une période.

Des frais de traitement des paiements échelonnés sont inclus dans chaque versement.

Rabais et bons

Lorsque les participants appliquent des rabais ou des bons :

• Le rabais ou bon peut être appliqué normalement
• Le montant « à payer aujourd'hui » et les montants des versements s'ajustent automatiquement

Calculs des taxes

Toutes les taxes applicables (TPS, taxe de vente, etc.) sont calculées et appliquées correctement tant sur le paiement initial que sur les versements, selon les exigences de votre juridiction.

Méthodes de paiement

• Les participants doivent fournir les détails d'une carte de crédit/débit pour configurer les paiements échelonnés
• PayPal Pay en 4 n'est pas disponible pour les paiements échelonnés
• Les informations de carte sont stockées de manière sécurisée pour un traitement automatique

⚠️ Les paiements différés seront supprimés progressivement avec la fonction d'échelonnements. Cela n'affecte que les nouveaux formulaires d'inscription et n'a pas d'impact sur les formulaires existants avec paiements différés déjà configurés.

Questions fréquentes

Pouvons-nous offrir les paiements échelonnés pour tous les types d'inscription ? Actuellement, les paiements échelonnés ne sont disponibles que pour les frais d'inscription des joueurs aux clubs. Les inscriptions pour entraîneurs, officiels, bénévoles et autres types nécessitent un paiement complet à l'avance.

Que se passe-t-il si nous modifions nos paramètres d'échelonnement après le début des inscriptions ? Les modifications de paramètres n'affectent que les nouvelles inscriptions. Les participants déjà inscrits conservent leur calendrier de paiement initial basé sur les paramètres en vigueur au moment de leur inscription.

Les participants peuvent-ils rembourser leurs versements plus tôt ? Ce ne sera pas disponible initialement. Les participants doivent attendre que chaque versement soit automatiquement traité à la date prévue. Une fonctionnalité de paiement anticipé ponctuel est prévue pour les futures versions.

Que faire si un paiement échoue et que nous ne pouvons pas joindre le participant ? Après que les tentatives automatiques de retraitement du système sont épuisées, le paiement passe au statut En retard. Vous pouvez annuler le plan d'échelonnement et soit : (a) envoyer une demande de paiement pour le solde impayé, ou (b) annuler l'inscription selon les politiques de votre club.

Comment les paiements échelonnés apparaissent-ils dans nos rapports de transactions ? Chaque paiement échelonné crée une ligne de transaction distincte dans vos rapports avec son propre ID de transaction. Tous les versements pour une même inscription partagent le même numéro de commande, ce qui facilite le regroupement des paiements liés.

Recevons-nous les paiements échelonnés immédiatement ou sont-ils retenus ? Les paiements échelonnés seront versés à votre club selon le calendrier de paiement configuré.

Les frais d'association ou des organismes de régulation peuvent-ils aussi être payés en plusieurs fois ? Non, seuls les frais d'inscription au club peuvent être fractionnés en versements. Tous les frais d'association, d'organismes de régulation et administratifs doivent être payés en totalité le jour de l'inscription.