Applicable à : Administrateurs d'association et de club
Application(s) : Portail Admin > Paramètres > Général > Intégrations
Cet article couvrira les points suivants :
- Comment connecter votre organisation PlayHQ à votre compte Xero
- Configuration des contacts et mappage des comptes GL
- Comprendre la génération automatisée des factures
Articles connexes :
Introduction
Connectez votre organisation PlayHQ à votre compte Xero pour rapprocher vos finances et automatiser la génération de factures chaque fois que vous recevez un dépôt sur votre/vos compte(s) bancaire(s) connecté(s).
Cette intégration aidera à rationaliser la gestion financière en créant automatiquement des factures de vente dans Xero correspondant à vos transactions PlayHQ, vous faisant gagner du temps et réduisant la saisie manuelle des données.
Avant de commencer
Pour configurer l'intégration Xero, vous devez :
- Être un utilisateur Xero « titulaire de compte » pour configurer et gérer une intégration Xero
- Avoir un accès administrateur à votre organisation PlayHQ
- Avoir les codes de compte GL Xero de votre organisation prêts pour le mappage
Connexion de votre compte Xero
-
Accéder à l'onglet Intégrations
Naviguez vers Paramètres > Général > Intégrations dans le Portail Admin. Assurez-vous d'être Utilisé en tant que la bonne organisation avant de continuer. Cliquez sur le bouton Connecter dans la section Xero.
-
Connexion à Xero
Cliquez sur le bouton Se connecter à Xero. Saisissez vos identifiants Xero lorsqu'on vous le demande.
Si vous êtes déjà connecté à Xero dans un autre onglet du navigateur, le système reconnaîtra automatiquement votre session existante.
-
Sélectionnez votre organisation Xero et autorisez
Choisissez l'organisation Xero que vous souhaitez lier à votre organisation PlayHQ, puis cliquez sur Autoriser l'accès pour autoriser la connexion.
-
Sélectionnez un contact principal
Après la connexion à Xero, vous devrez sélectionner un contact principal à utiliser comme référence pour la génération des factures de vente. Nous recommandons de créer un contact nommé « PlayHQ » spécifiquement à cette fin
Note : Si vous devez d'abord créer ce contact, faites-le dans Xero, puis actualisez la page PlayHQ pour voir le nouveau contact dans la liste déroulante.
Configurer le mappage de vos comptes GL
Important: Au minimum, vous devez mapper la catégorie 'Articles de revenus non mappés' à un compte GL (comme Suspense). Ceci est nécessaire pour compléter la configuration et garantit que tout type de transaction futur ne correspondant pas aux catégories existantes sera quand même traité.
-
Mapper les catégories aux comptes GL
Vous verrez un tableau avec des catégories prédéfinies, incluant les ventes de produits, les inscriptions et les déductions comme les bons et les frais.
Pour chaque catégorie, sélectionnez le compte Grand Livre (GL) Xero correspondant dans le menu déroulant. Vous pouvez attribuer le même compte GL ou code de suivi à plusieurs catégories si nécessaire.
-
Configurer les codes de suivi (optionnel)
Si vous avez configuré des codes de suivi dans Xero, jusqu'à deux colonnes de suivi supplémentaires apparaîtront.
Vous pouvez éventuellement mapper ces codes de suivi aux catégories pertinentes pour un reporting financier plus détaillé.
-
Enregistrez votre configuration
Après avoir complété tous les champs obligatoires, cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos paramètres
Vous verrez une confirmation que votre compte Xero est maintenant connecté
Comprendre la génération automatisée des factures
Une fois votre intégration terminée, PlayHQ générera automatiquement des factures dans votre compte Xero chaque fois que des fonds seront versés à votre organisation.
Lorsqu'un paiement est effectué à votre organisation :
- Une facture de vente est automatiquement créée dans votre compte Xero
- La facture inclut une ventilation des fonds hors taxes par les catégories que vous avez mappées lors de la configuration
- Xero calculera la taxe/TVH dans la facture en fonction des codes de compte GL mappés
- Les lignes sont regroupées par catégorie et mappées aux comptes GL appropriés
- La facture est créée en utilisant le contact principal que vous avez sélectionné lors de la configuration
Exemple de facture :
Informations fiscales importantes :
- Il est de votre responsabilité de vous assurer que chaque code GL dans Xero a le taux de taxe approprié configuré si votre organisation est enregistrée pour la TVH
- PlayHQ envoie les montants hors taxes à Xero, et Xero calcule la taxe selon les paramètres de votre compte GL
- Si la taxe est calculée correctement, le total du paiement devrait correspondre au total de la facture (avec de possibles petites différences dues à l'arrondi)
- Une mauvaise configuration fiscale peut entraîner des écarts dans les totaux des factures
Gérer votre intégration Xero
-
Mettre à jour vos paramètres
Vous pouvez modifier les détails de votre connexion Xero ou les paramètres de mappage à tout moment.
Naviguez vers Paramètres > Général > Intégrations .
Cliquez sur Modifier dans la section Xero pour effectuer des changements.
-
Actualiser les données Xero
Si vous effectuez des mises à jour dans Xero (comme l'ajout d'un nouveau contact ou compte GL), il suffit d'actualiser la page dans le Portail Admin pour voir ces changements reflétés.
-
Déconnexion de Xero
Si nécessaire, vous pouvez déconnecter votre intégration Xero en cliquant sur le bouton Déconnecter.
Notez que la déconnexion arrêtera toute génération de facture future jusqu'à reconnexion.
Dépannage des problèmes courants
Si un code de compte GL ou un contact précédemment mappé dans PlayHQ est ensuite supprimé de Xero :
- Une erreur apparaîtra dans la page de connexion Xero
- L'erreur indiquera quel mappage a été supprimé
- Vous devrez sélectionner un nouveau mappage avant d'enregistrer la configuration mise à jour
Si l'intégration Xero est déconnectée :
- Toutes les factures suivantes cesseront d'être générées
- Une erreur apparaîtra dans les détails de connexion Xero de votre organisation
- Pour résoudre cela, cliquez sur Déconnecter dans PlayHQ puis reconnectez-vous à Xero en suivant les étapes décrites ci-dessus
Ressources de support
Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions pendant le processus de configuration :
- Contactez le support PlayHQ pour les problèmes liés à l'intégration
- Pour des questions spécifiques à Xero, visitez le Centre de support Xero