S’applique à : Administrateurs avec accès complet, administrateurs d’affiliation et administrateurs de club

S’applique à : Tous les sports sauf l’AFL

Application(s) : Portail d’administration > Mon organisation > Administrateurs

Cet article porte sur les sujets suivants :

1. Ce qu’est l’accès limité et à qui il s’adresse
2. Les sections disponibles pour votre organisation
3. Accorder un accès limité à un administrateur
4. Ce qu’un administrateur avec accès limité peut et ne peut pas faire
5. Vérifier vos propres rôles et accès

Articles connexes :

• Gérer les administrateurs de votre organisation

Aperçu

L’accès administrateur dans PlayHQ était auparavant tout ou rien : un administrateur avait soit accès à tout ce que votre organisation pouvait faire dans le portail d’administration, soit il n’était pas administrateur du tout. Il fallait donc accorder un accès complet à un trésorier, à un bénévole des communications ou à un coordonnateur du marchandisage qui n’avait besoin de faire qu’une seule tâche.

Vous pouvez maintenant accorder à un administrateur un accès limité. Lorsque vous invitez un administrateur ou modifiez son accès, l’accès limité ouvre une liste de sections que vous pouvez activer pour cette personne — Remboursements, Rapports, Publications, Site Web et Boutique. Activez les sections correspondant aux tâches de cette personne et laissez les autres désactivées. Par exemple, votre trésorier pourrait avoir accès aux Remboursements et aux Rapports, tandis que votre bénévole des communications aurait accès aux Publications et au Site Web, sans accès aux finances.

Deux éléments sont toujours désactivés pour chaque administrateur avec accès limité, peu importe les autres accès que vous activez : il ne peut jamais inviter, modifier ou supprimer d’autres administrateurs, et il ne peut jamais accéder aux paramètres de l’organisation, aux détails de paiement ou aux bons.

Rien ne change pour les administrateurs que vous avez déjà configurés. Chaque compte existant avec accès complet, de club, d’affiliation ou de marqueur électronique conserve exactement les accès qu’il a aujourd’hui, et tout administrateur avec accès limité que vous avez créé auparavant conserve son paramètre Remboursements.

Sections disponibles pour votre organisation

L’accès limité est activé sport par sport et section par section. Ce que vous voyez lorsque vous invitez un administrateur ou modifiez son accès dépend de votre organisation.

⚠️ Important : si vous ne voyez pas l’accès limité, il n’est pas encore activé pour votre organisation

Si vous ne voyez pas Accès limité comme option, ou si vous ne voyez que le bouton bascule Remboursements, ces sections n’ont pas encore été activées pour votre organisation. Communiquez avec l’équipe de soutien de votre sport pour connaître le calendrier.

Ce dont vous aurez besoin avant de commencer

Renseignements requis

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :

• Vous-même un accès d’administrateur avec accès complet, d’affiliation ou de club — un administrateur avec accès limité ne peut jamais inviter ou modifier un autre administrateur
• Le nom ou le profil PlayHQ de la personne que vous invitez ou dont vous modifiez l’accès
• Une idée du travail effectué par cette personne, afin de savoir quelles sections activer

Accorder un accès limité à un administrateur

⚠️ Important : Compétitions et programmes reste activé pour tous les administrateurs avec accès limité

Compétitions et programmes est affiché sur l’écran d’invitation et de modification, mais il est verrouillé en position activée. Cette section couvre les compétitions, les programmes, les transferts et les permis, les incidents ainsi que la recherche de participants. Tout administrateur avec accès limité peut toujours accéder à ces sections, quels que soient les autres accès que vous activez ou désactivez. La possibilité d’activer ou de désactiver cette section sera ajoutée dans une prochaine version.

Suivez les étapes suivantes pour accorder un accès limité à un administrateur :

1. Ouvrir la gestion des administrateurs

   Dans le portail d’administration, accédez à Mon organisation > Administrateurs, puis invitez un nouvel administrateur ou modifiez un administrateur existant.

2. Choisir l’accès limité

   Sélectionnez Accès limité comme rôle de l’administrateur plutôt que Accès complet.

   

3. Activez les sections dont cet administrateur a besoin

   Réglez chaque section dont cette personne a besoin à la position ACTIVÉE. Laissez toutes les autres à la position DÉSACTIVÉE.

   Bouton bascule	Accès accordé
   Remboursements	Traitement des remboursements
   Rapports	La section Rapports
   Publications	La section Publications
   Site Web	La section Site Web
   Boutique	Articles de la boutique, marchandisage, demandes de paiement et commandes
   Compétitions et programmes	Compétitions, programmes, transferts et permis, incidents et recherche de participants — toujours activé

    

4. Enregistrer

   Cliquez sur Enregistrer. L’administrateur peut maintenant utiliser les sections que vous avez activées, ainsi que Compétitions et programmes. Les sections que vous avez laissées désactivées n’apparaîtront pas dans son menu.

💡 Conseil : les remboursements commencent dans le profil d’un participant Les remboursements ponctuels sont traités à partir du profil d’un participant. Un administrateur chargé des remboursements doit donc aussi pouvoir trouver les participants. La recherche de participants fait partie de Compétitions et programmes, qui est actuellement toujours activé. Ainsi, un administrateur avec accès limité et avec Remboursements activé peut trouver et rembourser une facture.

Ce qu’un administrateur avec accès limité peut et ne peut pas faire

Ce qu’ils voient lorsqu’ils n’ont pas accès

Les sections auxquelles un administrateur avec accès limité n’a pas accès sont retirées de son menu. S’il y accède d’une autre façon — en suivant un ancien lien ou un signet, par exemple — il verra un simple message indiquant que l’action n’est pas disponible et qu’il doit demander l’accès à son administrateur, plutôt qu’un message d’erreur.

Cette option ne convient pas à tout le monde

L’accès limité s’adresse uniquement aux comptes d’administrateur. Ce n’est pas la façon d’accorder l’accès aux personnes suivantes :

• Entraîneurs, gérants d’équipe et capitaines — ils obtiennent un accès à l’équipe par l’intermédiaire du portail des participants (Mes équipes), et non au moyen d’un compte d’administrateur. Consultez Accorder à un entraîneur ou à un gérant d’équipe l’accès à votre équipe.
• Marqueurs électroniques — ils ne sont pas touchés par cette modification; la marque électronique demeure son propre rôle.
• Membres du conseil ou auditeurs qui ont seulement besoin de consulter des renseignements — il n’existe pas encore de rôle en lecture seule. Si vous en avez besoin, informez-en l’équipe de soutien de votre sport.

Vérifier vos propres rôles et accès

Chaque administrateur peut voir ses rôles à partir de sa page Mon compte. Celle-ci répertorie chaque organisation dans laquelle il détient un rôle et précise ce rôle — ce qui est utile si un bénévole souhaite vérifier les accès qui lui ont été accordés sans avoir à le demander.

Foire aux questions

Quelque chose a-t-il changé pour nos administrateurs actuels?
Non. Chaque administrateur existant a conservé exactement les accès qu’il avait, y compris les administrateurs avec accès limité créés auparavant — leur paramètre Remboursements n’a pas changé. Les nouvelles sections sont des options supplémentaires et ne modifient pas les accès actuels.

Puis-je accorder à quelqu’un l’accès à une seule tâche?
Pour la plupart des tâches, oui. Un trésorier peut avoir accès aux Remboursements et aux Rapports, et un bénévole des communications peut avoir accès aux Publications et au Site Web. La seule section qui demeure activée pour tout le monde est Compétitions et programmes — la possibilité de la désactiver sera ajoutée dans une prochaine version.

Pourquoi mon administrateur avec accès limité peut-il toujours voir les compétitions et les programmes?
Cette section ne peut pas encore être désactivée. Elle couvre les compétitions, les programmes, les transferts et les permis, les incidents ainsi que la recherche de participants, et elle est activée pour tous les administrateurs avec accès limité pour le moment.

Puis-je donner accès uniquement aux rapports financiers?
Pas encore. Rapports fonctionne selon le principe tout ou rien : l’activation donne accès à tous les rapports.

Une personne peut-elle gérer le marchandisage sans pouvoir créer de demandes de paiement?
Non. Boutique couvre les articles de la boutique, le marchandisage, les demandes de paiement et les commandes.

Un administrateur avec accès limité peut-il ajouter un autre administrateur?
Non, jamais. La gestion des administrateurs et les paramètres de l’organisation sont définitivement indisponibles avec l’accès limité et ne peuvent pas être activés, quels que soient les autres accès que vous accordez.

Pourquoi mon administrateur avec accès limité voit-il une tâche qu’il ne peut pas effectuer?
La liste des tâches ne tient pas encore compte de l’accès limité. Un administrateur peut donc voir une tâche liée à une section à laquelle il n’a pas accès. Il ne pourra pas la terminer — demandez plutôt à un administrateur avec accès complet de s’en occuper.

Est-ce ainsi que j’accorde un accès à un entraîneur ou à un gérant d’équipe?
Non. Les entraîneurs, les gérants d’équipe et les capitaines obtiennent un accès à l’équipe par l’intermédiaire du portail des participants (Mes équipes), et non au moyen d’un compte d’administrateur.

Pourquoi ne puis-je pas voir l’accès limité, ou seulement certaines sections?
L’accès limité est activé sport par sport. Les Remboursements sont disponibles dans Cricket Australia, Rugby Canada et Basketball England, tandis que les Rapports, les Publications, le Site Web et la Boutique sont disponibles pour les organisations bêta de Rugby Canada. Si vous ne voyez pas encore cette option, communiquez avec l’équipe de soutien de votre sport pour connaître le calendrier.

Qui peut définir le niveau d’accès d’un administrateur?
Les administrateurs avec accès complet, les administrateurs d’affiliation et les administrateurs de club peuvent inviter et modifier d’autres administrateurs, notamment leur attribuer un accès limité. Un administrateur avec accès limité ne peut jamais le faire.