Applicable à : Administrateurs de club, d'association et d'organisme administratif
Application(s) : Portail Admin > Mon organisation > Admins
Cet article couvre les points suivants :
- Comment inviter un nouvel administrateur dans votre organisation
- Comprendre les types de rôles d’administrateur
- Supprimer des administrateurs de votre organisation
Articles connexes :
- Introduction au portail d’administration PlayHQ
- Consultation de l’historique d’accès des administrateurs
Introduction
Les administrateurs PlayHQ peuvent gérer diverses fonctions dans leur organisation à l’aide du Portail Admin PlayHQ. Les administrateurs existants disposant des autorisations appropriées peuvent inviter d’autres personnes à aider à gérer l’organisation et retirer l’accès si nécessaire.
Inviter un nouvel administrateur
Suivez ces étapes pour inviter un nouvel administrateur dans votre organisation :
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Accéder à la section Admins
Dans le menu du Portail Admin, cliquez sur Mon organisation > Admins
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Inviter un nouvel admin
Cliquez sur le bouton Inviter un nouvel admin
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Saisir les détails de l’administrateur
Remplissez toutes les informations requises pour le nouvel administrateur :
Champ Description Prénom Prénom de l’administrateur invité. Nom de famille Nom de famille de l’administrateur invité. Courriel Adresse courriel de l’administrateur invité. Une invitation sera envoyée à cette adresse, qui servira également de nom d’utilisateur pour la connexion.
Cette adresse courriel doit être personnelle à l’administrateur et non une adresse générique utilisée par plusieurs personnes.
Numéro de téléphone mobile Numéro de téléphone portable de l’administrateur. Type de rôle Sélectionnez le type de rôle approprié selon le niveau d’accès requis (voir ci-dessous). -
Envoyer l’invitation
Cliquez sur le bouton Inviter admin pour envoyer l’email d’invitation.
Les détails de l’administrateur apparaîtront dans l’onglet Utilisateurs actifs. S’ils n’ont pas reçu leur invitation, sélectionnez Modifier puis Renvoyer l’invitation.
Comprendre les types de rôles d’administrateur
Types de rôles disponibles
Les types de rôles disponibles dépendent de votre type d’organisation. Seuls les rôles pertinents s’afficheront dans le menu déroulant.
Lors de l’invitation d’un administrateur, vous devez choisir l’un de ces types de rôles :
- Admin de score électronique : A uniquement la permission d’accéder au portail de score électronique PlayHQ. Disponible pour : Clubs, Associations et Organismes administratifs
- Admin à accès complet : Un administrateur qui peut uniquement voir sa propre organisation. Disponible pour : Clubs, Associations et Organismes administratifs
- Admin affilié : Un administrateur d’association qui peut accéder à son organisation et aux clubs enfants. Disponible pour : Associations
- Admin d’organisme administratif : Généralement un administrateur au niveau d’un état ou d’une région (métropole, campagne, régional), pouvant accéder à sa propre organisation et aux organisations enfants. Disponible pour : Organismes administratifs uniquement
- Super Admin : L’administrateur de plus haut niveau qui peut accéder à toutes les fonctionnalités et organisations. Disponible pour : Organismes de gouvernance/locataires uniquement
Pour plus d’informations détaillées sur les rôles d’administrateur et leurs permissions, consultez Introduction au portail d’administration PlayHQ.
Gestion des invitations d’administrateur
Expiration de l’invitation: Les invitations d’administrateur sont valides pendant sept jours. Après cette période, le statut changera en « Expiré » et l’email d’invitation ne fonctionnera plus.
L’email d’invitation comprendra un lien pour un mot de passe temporaire, le nom d’utilisateur de l’administrateur (son adresse courriel) et un lien pour accepter l’invitation.
Après avoir envoyé une invitation, vous pouvez :
- Renvoyer une invitation expirée à la même adresse courriel en utilisant le bouton Modifier à côté de l’administrateur en attente, puis cliquez sur Renvoyer l’invitation.
- Annuler une invitation en utilisant le bouton Modifier à côté de l’administrateur en attente, puis cliquez sur Révoquer l’accès.
Lorsqu’une invitation est acceptée, l’administrateur peut immédiatement accéder à votre organisation dans le Portail Admin.
Inviter des administrateurs PlayHQ existants
Si vous invitez quelqu’un qui est déjà administrateur d’une autre organisation dans PlayHQ :
- Il ne recevra pas d’email d’invitation
- Il recevra plutôt un email de courtoisie l’informant qu’il a été ajouté à votre organisation
- Il pourra immédiatement accéder à votre organisation dans le sélecteur d’organisation « Utiliser en tant que » lorsqu’il se connectera au Portail Admin
Supprimer des administrateurs de votre organisation
Lorsqu’un administrateur n’a plus besoin d’accéder à votre organisation, vous pouvez révoquer son accès en suivant ces étapes :
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Accéder à la section Admins
Dans le menu du Portail Admin, cliquez sur Mon organisation > Admins.
Vous serez dirigé par défaut vers l’onglet Utilisateurs actifs.
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Trouver l’administrateur
Localisez l’administrateur dont vous souhaitez révoquer l’accès dans la liste des utilisateurs actifs.
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Ouvrir les détails de l’administrateur
Cliquez sur le bouton Modifier à côté du nom de l’administrateur
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Révoquer l’accès
Sur la page des détails de l’administrateur, cliquez sur le bouton Révoquer l’accès puis cliquez sur Révoquer pour confirmer cette action.
Après la révocation de l’accès
Lorsque vous révoquez l’accès d’un administrateur :
- Il perd immédiatement l’accès à votre organisation dans le Portail Admin
- Il est retiré de la liste Utilisateurs actifs
- L’action est enregistrée dans l’onglet Historique d’accès
- Cela affecte uniquement son accès à votre organisation spécifique et n’impacte pas son accès aux autres organisations qu’il pourrait administrer
Bonnes pratiques pour la gestion des administrateurs
- Passez en revue régulièrement votre liste d’utilisateurs actifs pour vous assurer que seules les personnes appropriées ont accès.
- Révoquez l’accès immédiatement lorsqu’un administrateur quitte son rôle ou n’a plus besoin d’accès.
- Assurez-vous que les administrateurs ont le bon type de rôle d’administrateur correspondant à leurs responsabilités.
- Consultez l’onglet Historique d’accès pour surveiller les changements administratifs dans le cadre de la gouvernance de votre organisation.