Cet article fournit aux administrateurs d’association un aperçu de chaque tâche administrative clé dans PlayHQ afin de s’assurer que leur association et leurs clubs affiliés sont prêts à accepter les inscriptions dans PlayHQ.

Liens importants :

• Site Admin - http://admin.playhq.com
• Score électronique - https://score.playhq.com 
• Site public - http://www.playhq.com
• Site d’assistance - https://support.playhq.com/

Les instructions suivantes nécessitent que l’administrateur de l’association se connecte au portail d’administration PlayHQ via http://admin.playhq.com 

Si vous n’avez pas accès, veuillez contacter un autre administrateur de votre association qui peut se connecter et vous accorder l’accès.

Configuration initiale des informations de base de l’association

Mon organisation > Aperçu > Onglet Détails 

• Le logo de votre association apparaîtra lorsque PlayHQ le téléchargera. 
• Si vous avez un site web existant pour votre association, entrez l’URL du site web ; sinon, laissez vide. Les détails saisis apparaîtront comme un lien dans la section pied de page des pages PlayHQ de l’association.
• Si vous avez vos propres politiques/conditions générales d’association, soit liez-vous à la page web appropriée, soit saisissez le texte pertinent ; sinon, laissez vide.  Les participants pourront consulter vos CGU sur les formulaires d’inscription de l’association, ainsi que sur ceux des clubs/équipes affiliés.

Mon organisation > Aperçu > Onglet Contacts 

• Entrez les informations de contact que vous souhaitez rendre visibles sur le site PlayHQ de votre association.
• Ignorez l’onglet bons pour l’instant.

Mon organisation > Aperçu > Onglet Paiements

• Pour pouvoir traiter les paiements au sein de PlayHQ pour votre association, vous devrez soumettre les détails de paiement de votre organisation via l’onglet « Paiement ». Une fois les détails soumis, ils seront examinés et traités par l’équipe PlayHQ et le fournisseur de paiement de la plateforme - Stripe.

Gestion de l’accès des administrateurs à votre association

Mon organisation > Admins > Utilisateurs actifs, bouton « Inviter un nouvel admin »

Il est recommandé d’utiliser uniquement des adresses courriel individuelles (association ou personnelles) car il est plus difficile de révoquer l’accès si quelqu’un quitte un comité lorsque des adresses courriel partagées du comité sont utilisées.

Un administrateur peut utiliser le même compte de profil PlayHQ (même adresse courriel/mot de passe) qu’il utilise pour sa propre participation (ou celle de ses personnes à charge) dans le sport.

Utilisez le lien « Inviter un nouvel admin » pour inviter un nouvel administrateur.

Pour savoir comment donner à quelqu’un un accès admin, consultez cet article d’assistance utile - https://support.playhq.com/article/95-inviting-new-administrators-to-your-organisation

Pour révoquer l’accès d’un administrateur, sélectionnez le bouton « Détails » puis le lien « Révoquer l’accès ».

Configuration de la compétition

Ajouter une compétition

Gestion des compétitions > Ajouter/voir une compétition

Vous devrez créer une « Compétition » qui est un ensemble de catégories qui se déroulent sur une ou plusieurs saisons. Une compétition typique est « Junior Domestique », « Senior Domestique », « <Nom du sponsor> Domestique », « Tournoi », etc.

Plus d’informations sur l’ajout et la gestion des compétitions ici. 

Ajouter une saison

Gestion des compétitions > Voir la compétition > Ajouter/modifier une saison

Après avoir créé votre compétition, vous devrez configurer une ou plusieurs saisons avant de configurer les catégories. Les participants s’inscrivent à une saison de compétition.

Plus de détails sur la création et la gestion des saisons sont disponibles ici.

Ajouter des catégories

Gestion des compétitions > Voir la compétition > Voir la saison > Ajouter/modifier des catégories

Une fois votre saison créée, vous pouvez commencer à configurer vos catégories. Une catégorie contiendra un ensemble d’équipes qui s’affrontent pendant la saison.

Plus d’informations sur la création et la gestion des catégories sont disponibles ici.

Configuration des inscriptions

Configurer des champs personnalisés

Onglet Inscription (dans la saison de compétition applicable) > Champs personnalisés

Des champs personnalisés peuvent être créés et ajoutés aux formulaires d’inscription pour collecter des informations supplémentaires auprès des participants et/ou des équipes lors de leur inscription.  Les champs personnalisés peuvent aussi être cachés aux participants/équipes et utilisés par les administrateurs pour enregistrer des informations pertinentes.

Plus d’informations sur la création et la gestion des champs personnalisés sont disponibles ici.

Pour voir et/ou modifier les champs personnalisés, deux options sont possibles :

• Voir Rapports > Rapport de participation - Télécharger le rapport et les informations des champs personnalisés seront affichées dans le dossier de chaque individu.
• Voir Participants > Recherche le participant et consulter son Historique d’inscription pour voir les détails des champs personnalisés.

Configurer une remise pour les membres de la famille

Onglet Inscription (dans la saison de compétition applicable) > Onglet Association

Vous pouvez définir un pourcentage de réduction sur toutes les inscriptions suivantes à la même saison de compétition par le même titulaire de compte.

Par exemple, si votre prix d’inscription standard est de 100 $ et que votre pourcentage de remise familiale est de 10 %, le premier membre de la famille inscrit sera facturé 100 $, le deuxième 90 $, le troisième 90 $, etc. Le participant verra la confirmation suivante de la remise familiale lors de son inscription :

Plus d’informations sur la configuration des remises familiales sont disponibles ici.

Configurer des bons de réduction

Mon organisation > Aperçu > Onglet Bons

Vous pouvez configurer des bons de réduction qui peuvent être distribués aux participants/parents pour réduire les frais d’inscription payables au moment du paiement. Chaque organisation dans PlayHQ peut créer ses propres bons. Ces bons ne réduisent que les frais de l’organisation concernée.

Plus d’informations sur la gestion des bons de réduction sont disponibles ici.

Configurer les produits

Les produits permettent de créer, gérer et proposer à la vente des articles tels que des vêtements aux participants et aux équipes lors du processus d’inscription. Le Rapport des commandes aide les administrateurs à suivre les commandes et gérer la livraison, et le Rapport des transactions affiche tous les achats de produits.
Plus d’informations sur la configuration des produits de merchandising sont disponibles ici.

Configurer les formulaires d’inscription

Gestion des compétitions > Onglet Mes compétitions - Voir la saison de compétition avec laquelle vous souhaitez travailler > Onglet Inscription
 

Il existe plusieurs scénarios différents pour les participants qui s’inscrivent aux associations.  Ils incluent les joueurs qui s’inscrivent directement à l’association (l’association attribuera ensuite les joueurs à l’équipe appropriée (formulaire Participant à Saison)).  Un autre scénario est que l’association permette aux équipes de s’auto-inscrire (formulaire Équipe à Saison), ce qui créera alors un lien d’inscription unique pour que les participants de chaque équipe s’inscrivent directement à leur équipe (formulaire Participant à Équipe).  Vous trouverez ci-dessous des articles d’assistance sur la configuration de chaque formulaire :

• Configurer un formulaire d’inscription « Participant à Saison »
• Configurer un formulaire d’inscription « Équipe à Saison »
• Configurer un formulaire d’inscription « Participant à Équipe »

Configurer les paramètres de gestion des clubs

Gestion des compétitions > Onglet Mes compétitions - Voir la saison de compétition avec laquelle vous souhaitez travailler > Onglet Inscription > Club

Cette section permet à une association d’inviter des clubs à participer à une saison de compétition, comme un tournoi, ainsi que de configurer des paramètres avancés qui s’appliquent à ces clubs, notamment :

• Dates d’allocation des équipes du club - configurer les dates auxquelles les administrateurs du club peuvent attribuer leurs équipes aux catégories de compétition
• Frais d’inscription des joueurs de l’association qui s’appliquent à toutes les inscriptions des joueurs du club
• Inclusion des CGU de l’association (si les CGU ont été ajoutées précédemment)
• Champs personnalisés

Tâches post-inscription

Voir la liste des participants inscrits

Onglet Participants (dans la saison de compétition applicable) 

Une fois qu’un participant est inscrit, il apparaîtra dans cette liste. Vous pouvez utiliser différents filtres pour faciliter la recherche d’un participant.

 

Créer des équipes et attribuer des participants

Onglet Équipes (dans la saison de compétition applicable)

Les administrateurs d’association et de club peuvent ajouter une équipe.

Une fois une équipe créée, les joueurs, entraîneurs et gestionnaires d’équipe peuvent être affectés à leur(s) équipe(s).  Si un participant s’est inscrit directement à son équipe, il sera déjà affecté.

Attribuer les équipes aux catégories

Onglet Catégories (dans la saison de compétition applicable)

Une fois que les équipes et les catégories existent dans une saison, les équipes peuvent être attribuées aux catégories. Si une équipe s’est auto-inscrite, elle sera probablement déjà auto-attribuée à une catégorie. Cet article donne un aperçu du processus d’attribution des équipes.

Localiser les URL des calendriers/classements et des pages d’inscription PlayHQ de votre association 

Les associations et clubs disposent de leur propre site PlayHQ contenant l’accès aux calendriers/classements/résultats et à une liste des inscriptions disponibles. Il est recommandé de lier votre site web, page Facebook, etc. à ces pages. Une fois cela fait, les participants pourront accéder directement à cette zone via votre site web ou page Facebook. Si vous choisissez d’utiliser ces liens universels (indépendants de la saison, de la compétition et de l’association), vous n’aurez pas besoin de changer ces liens sur votre site chaque saison car la plateforme PlayHQ gère cela automatiquement.

• Cliquez sur Découvrir une association ou un club
• Trouvez votre association et cliquez dessus
• Ceci est la page universelle des calendriers/classements de votre association ; vous pouvez copier cette URL et la lier à votre site web ici
• Cliquez sur l’onglet Inscription
• Ceci est la page universelle d’inscription de votre association ; vous pouvez copier cette URL et la lier à votre site web ici

Score des matchs

Les matchs peuvent être scorés électroniquement par un administrateur autorisé en configurant une session de score électronique à https://score.playhq.com/ Les matchs que vous attribuez à un lieu/terrain à une date donnée seront disponibles pour que vous puissiez les scorer électroniquement.

Alternativement, les matchs peuvent être scorés manuellement en utilisant des feuilles de score imprimées et les résultats saisis manuellement par un administrateur – accès via le menu principal Jour de match.

Le support pour le score électronique est disponible ici.

Résultats des matchs

Les résultats des matchs sont disponibles via Jour de match et/ou le calendrier/classement de la catégorie concernée. Les résultats des matchs peuvent être modifiés si nécessaire. Les participants peuvent être marqués pour ou contre un match si nécessaire.

Les résultats des matchs envoyés depuis le score électronique et/ou saisis par un administrateur sont immédiatement disponibles pour le public. Les classements des catégories reflètent immédiatement les scores mis à jour.

Configuration des programmes

Ajouter des programmes locaux

Programmes > Ajouter/voir un programme

Un programme est généralement un événement récurrent dans lequel les joueurs apprennent les compétences essentielles du basketball et peut être un programme de vacances, une série de séances de développement des compétences, un essai pour une équipe représentative ou similaire. Cet article d’assistance contient un aperçu détaillé ainsi que des instructions étape par étape. En tant qu’association, vous pouvez créer des programmes locaux, mais pas des programmes partagés. Les programmes partagés sont disponibles uniquement pour les organisations des corps administratifs pour des programmes tels que Aussie Hoops, les programmes de développement d’état, les essais de ligue d’état, etc.

Commencez par créer un nouveau programme :

De manière similaire aux compétitions, les programmes utilisent des saisons auxquelles les participants s’inscrivent. Configurez une saison pour pouvoir ensuite configurer des champs personnalisés, des groupes, un formulaire d’inscription, et administrer généralement le programme. Voici un résumé des fonctionnalités des programmes et compétitions dans PlayHQ :