Cet article fournit aux administrateurs de club un aperçu de chaque tâche clé d'administration PlayHQ afin de garantir que leur club est configuré et prêt à commencer les inscriptions sur PlayHQ.
Liens importants :
- Portail d'administration PlayHQ - http://admin.playhq.com
- Site public de découverte PlayHQ - http://www.playhq.com
- Site de support PlayHQ - https://support.playhq.com
Les instructions suivantes nécessitent que l'administrateur du club se connecte au Portail d'administration PlayHQ via http://admin.playhq.com
Si vous n'avez pas accès, veuillez contacter un autre administrateur de votre club qui peut se connecter et vous accorder l'accès.
Configuration initiale des informations de base du club
Mon organisation > Aperçu > onglet 'Détails'
- Le logo de votre club apparaîtra lorsque PlayHQ le téléchargera.
- Si vous avez un site web existant pour votre club, saisissez l'URL du site web ; sinon, laissez vide. Les détails saisis apparaîtront comme un lien dans la section pied de page des pages web PlayHQ du club.
- Si vous avez votre propre page de politiques/termes et conditions du club sur votre site web, saisissez l'URL, ou saisissez le texte ; sinon, laissez vide. Les participants pourront consulter vos T&C sur les formulaires d'inscription du club.
- Saisissez le 'nom abrégé du club' qui fera partie du nom des équipes de votre club (par exemple, pour 'Titans Basketball Club', saisissez 'Titans') ; cela constitue le préfixe par défaut des noms d'équipe (par exemple, Titans Swish, Titans U12 Boys 1, etc.).
Mon organisation > Aperçu > onglet 'Contacts'
- Saisissez les informations de contact du club que vous souhaitez voir visibles dans la section pied de page de votre site web PlayHQ du club.
- Ignorez pour l'instant l'onglet 'Bons'.
Mon organisation > Aperçu > onglet 'Paiements'
- Pour pouvoir traiter les paiements au sein de PlayHQ pour votre club, vous devrez soumettre les détails de paiement de votre organisation via l'onglet 'Paiements'. Une fois soumis, les détails seront examinés et traités à la fois par l'équipe PlayHQ et par le fournisseur de paiement de la plateforme - Stripe.
Gestion de l'accès des administrateurs à votre club
Mon organisation > Admins > Utilisateurs actifs, bouton 'Inviter un nouvel admin'
Il est recommandé d'utiliser uniquement des adresses courriel individuelles (club ou personnelles) car il est plus difficile de révoquer l'accès dans le cas où quelqu'un quitte un comité, par exemple si des adresses courriel partagées du comité sont utilisées.
Un administrateur peut utiliser le même compte de profil PlayHQ (même adresse courriel/mot de passe) qu'il utilise pour sa propre participation (ou celle de ses personnes à charge) dans le sport.
Utilisez le lien ‘Inviter un nouvel admin’ pour inviter un nouvel administrateur.
Pour savoir comment donner à quelqu'un l'accès administrateur, consultez cet article d'aide utile - https://support.playhq.com/article/95-inviting-new-administrators-to-your-organisation
Pour révoquer l'accès d'un administrateur, sélectionnez le bouton 'Détails' puis le lien 'Révoquer l'accès'.
Accepter les invitations à participer à une saison de compétition d'une association
Gestion des compétitions > onglet 'Invitations'
Dans PlayHQ, les clubs n'appartiennent pas directement aux associations. Au lieu de cela, un club est invité par une ou plusieurs associations à participer à une saison de compétition qu'elles gèrent.
Cliquez sur le bouton 'Accepter' pour toute saison de compétition à laquelle vous souhaitez que votre club participe. Une fois acceptée, cette saison de compétition apparaîtra dans l'onglet 'Mes compétitions'.
Configurer les inscriptions pour une saison de compétition
Gestion des compétitions > onglet 'Mes compétitions' > Voir la saison de compétition appropriée > onglet 'Inscription'
Les participants doivent s'inscrire eux-mêmes pour chaque saison de compétition afin d'être inclus dans des équipes/compétitions. La plupart des clubs permettent aux participants de s'inscrire au club, puis un administrateur du club les affecte à une ou plusieurs équipes. Ce processus utilise le formulaire d'inscription 'Participant à la saison' . Cependant, il peut y avoir des cas où un club souhaite que les participants s'inscrivent directement à une équipe donnée. C'est typique pour un club 'Représentatif' dans lequel les joueurs ont été sélectionnés dans une équipe suite à un processus de sélection. Si cela s'applique, un administrateur du club peut configurer le formulaire d'inscription 'Participant à l'équipe du club'. Les deux formulaires d'inscription peuvent être utilisés, ou seulement l'un ou l'autre.
- Configurer un 'formulaire Participant au club'
- Configurer un 'formulaire Participant à l'équipe du club'
Configurer des champs personnalisés
Gestion des compétitions > onglet 'Mes compétitions' > Voir la saison de compétition appropriée > Inscription > onglet 'Champs personnalisés'
Des champs personnalisés peuvent être créés et ajoutés aux formulaires d'inscription pour recueillir des informations supplémentaires pertinentes pour votre club auprès des participants et/ou des équipes. Vous pouvez également créer des champs personnalisés que seul un administrateur peut voir/accéder.
Pour voir et/ou modifier les champs personnalisés, il existe deux options :
- Voir Rapports > Rapport de participation. Téléchargez le rapport et les informations des champs personnalisés seront affichées pour chaque individu/inscription.
- Voir l' Historique des inscriptions dans le profil d'un participant pour accéder (voir et modifier) à ses réponses aux champs personnalisés.
Configurer une remise pour les membres de la famille
Vous pouvez définir une remise "en pourcentage" pour les membres de la famille qui offre une réduction sur toutes les inscriptions ultérieures effectuées par le même titulaire de compte pour la même saison de compétition.
Par exemple, si votre frais d'inscription standard au club est de 100,00 $, et que votre pourcentage de remise familiale est fixé à 10 %, alors le premier membre de la famille inscrit serait facturé au tarif standard de 100 $, le deuxième membre de la famille serait facturé 90,00 $ (100,00 $ moins 10 %), et les membres de la famille suivants seraient également facturés 90,00 $.
Configurer des bons de réduction pour le club
Mon organisation > Aperçu > onglet 'Bons'
Vous pouvez configurer des bons de réduction qui peuvent être distribués aux participants/parents afin de réduire les frais d'inscription payables au moment du paiement durant le processus d'inscription. Un usage courant des bons de réduction est de fournir un bon à vos entraîneurs de club afin que leurs enfants bénéficient d'un tarif d'inscription réduit en échange de leur rôle bénévole d'entraîneur.
Configurer des produits
Les produits permettent de créer, gérer et ensuite offrir à l'achat des marchandises et des collectes de fonds aux participants et aux équipes durant le processus d'inscription. Le Rapport des commandes aide les administrateurs à suivre les commandes et gérer la réalisation, et le Rapport des transactions affiche tous les achats de produits.
Plus d'informations sur la configuration des produits peuvent être trouvées ici.
Voir une liste des participants inscrits
Gestion des compétitions > onglet 'Mes compétitions' > Voir la saison de compétition appropriée > onglet 'Participants'
Une fois qu'un participant est inscrit, ses informations apparaîtront dans cette liste.
Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour affiner la vue des participants. Le Rapport de participation montre les détails de tous les participants inscrits pour la saison de compétition, y compris ceux dont l'inscription a pu être annulée.
Créer des équipes et attribuer des participants
Gestion des compétitions > onglet 'Mes compétitions' > Voir la saison de compétition appropriée > onglet 'Équipes' , bouton 'Ajouter une équipe du club'
Une fois une équipe créée, les joueurs, entraîneurs et gestionnaires d'équipe peuvent être attribués manuellement à une ou plusieurs équipes en utilisant le bouton '+ Attribuer' correspondant au type de participant lors de la visualisation d'une équipe individuelle.
Attribuer les équipes aux catégories
Gestion des compétitions > onglet 'Mes compétitions' > Voir la saison de compétition appropriée > onglet 'Catégories'
Une fois que les équipes et les catégories existent dans une saison, les équipes peuvent être attribuées aux catégories en sélectionnant l'icône '+' en ligne avec la catégorie pertinente, puis en sélectionnant le bouton '+ Attribuer une équipe' :
Remarque : En tant que club, votre capacité à attribuer des équipes aux catégories est contrôlée par l'administrateur de l'association/ligue. Si l'icône 'cadenas' affichée sur la page de la liste des catégories est verte/ouverte, vous pouvez attribuer des équipes. Si l'icône 'cadenas' est grise/fermée, vous ne pouvez pas le faire. L'administrateur de l'association peut toujours attribuer des équipes en votre nom à tout moment, indépendamment du statut de verrouillage d'attribution des équipes du club.
Localiser les URL des calendriers/échelles de votre club PlayHQ et des pages d'inscription
Chaque club dispose de son propre site web public PlayHQ qui contient ses calendriers/échelles et résultats de compétition, ainsi qu'une page d'inscription listant les formulaires d'inscription. Il est recommandé de lier votre site web, page Facebook, etc. à ces pages. Une fois cela fait, les participants pourront accéder directement à ces informations via votre site web ou votre page Facebook. Si vous choisissez d'utiliser ces liens universels (indépendants de la saison, de la compétition et de l'association), vous n'aurez pas besoin de changer ces liens sur le site web de votre club de saison en saison. Depuis le site PlayHQ Discover - www.playhq.com - naviguez vers les calendriers/échelles/résultats ou la page d'atterrissage des inscriptions de votre club, copiez l'URL et insérez-la dans votre site web, Facebook ou autres sites.
Configuration du programme
Ajouter des programmes locaux
Programmes > Ajouter/voir un programme
Un programme est typiquement un événement récurrent dans lequel les joueurs apprennent les compétences essentielles du basketball et peut être un programme de vacances, une série de sessions de développement des compétences, une sélection représentative, ou similaire. Cet article de support contient un aperçu détaillé ainsi que des instructions étape par étape. En tant que club, vous pouvez créer des programmes locaux, mais pas des programmes partagés. Les programmes partagés sont disponibles uniquement pour les organisations administratives pour des programmes tels que Aussie Hoops, les programmes de développement d'état, les sélections de ligue d'état, etc.
Commencez par créer un nouveau programme :
De façon similaire aux compétitions, les programmes utilisent des saisons auxquelles les participants s'inscrivent. Configurez une saison pour pouvoir ensuite configurer des champs personnalisés, des groupes, un formulaire d'inscription, et généralement administrer le programme. Voici un résumé des fonctionnalités des programmes et compétitions dans PlayHQ :