Applicable à : Administrateurs de club
Applicable à : Tous les sports
Application(s) : Portail Admin > Inscription
Les clubs peuvent utiliser PlayHQ pour gérer tous les aspects de leurs inscriptions, y compris la collecte des informations des participants, la gestion des frais et des options de paiement. Chaque saison à laquelle vos clubs participent devra avoir un formulaire d'inscription.
Cet article couvrira les points suivants :
- Créer des questions personnalisées pour collecter des informations supplémentaires
- Comprendre l'inscription participant-au-club vs. participant-à-l'équipe
- Configurer les frais d'inscription
- Ajouter des articles de marchandise aux formulaires d'inscription
- Définir des limites de capacité d'inscription
Articles connexes :
- Gestion des allocations d'équipe
- Consultation des rapports d'inscription
- Configuration des termes et conditions
Pour gérer vos formulaires d'inscription, naviguez vers la saison appropriée 'Compétitions > Voir > Inscriptions
Créer des Questions Personnalisées pour les Formulaires d'Inscription
PlayHQ propose des questions d'inscription standard que tous les participants doivent répondre, mais les champs personnalisés vous permettent de collecter des informations supplémentaires spécifiques à votre club.
- Sélectionnez 'Inscription' dans le menu principal
- Cliquez sur 'Champs personnalisés'
- Sélectionnez 'Nouveau'
- Saisissez votre question dans le champ
- Choisissez soit une zone de texte, soit une liste déroulante pour les réponses
- Si vous choisissez la liste déroulante, vous devrez saisir les options de réponse
- Cochez 'obligatoire' si les participants doivent répondre à cette question
- Sélectionnez les types de rôles qui doivent répondre à cette question (par exemple, uniquement les joueurs)
- Cliquez sur 'Créer'
Ces questions apparaîtront pour tous les participants des types de rôles sélectionnés.
Les questions conditionnelles n'apparaissent que lorsque les participants répondent d'une certaine manière à une question précédente, rendant votre formulaire plus efficace et pertinent.
- Après avoir créé votre première question, sélectionnez 'Nouveau'
- Saisissez votre question de suivi
- Faites défiler vers le bas et activez 'champ conditionnel'
- Sélectionnez la question originale dans la liste déroulante
- Choisissez quelle réponse doit déclencher cette question de suivi
- Cliquez sur 'Créer'
Exemple : Demandez d'abord "Avez-vous joué la saison dernière ?". S'ils répondent "Oui", affichez une question de suivi demandant "Dans quelle équipe avez-vous joué ?"
Configurer les Formulaires d'Inscription
PlayHQ propose deux types de formulaires d'inscription pour vous aider à gérer le processus d'inscription de la manière qui convient le mieux à la structure de votre club. Vous pouvez utiliser l'un ou l'autre des formulaires d'inscription, ou les deux. Pour créer un formulaire d'inscription :
- Sélectionnez 'Formulaires' puis 'Configurer le formulaire'
- Saisissez les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions. Notez que vous ne pouvez pas accepter d'inscriptions en dehors de ces dates
- Définissez vos frais d'inscription (voir la section "Configurer les frais")
- Ajoutez des articles de marchandise si nécessaire
- Ajoutez les informations de tarification et des informations supplémentaires si requis. Ces informations apparaîtront aux participants lorsqu'ils atteindront votre formulaire d'inscription
- Termes et conditions si nécessaire
- Définissez le statut de visibilité (Public ou Caché)
- Cliquez sur 'Enregistrer'
- Partagez le lien d'inscription généré avec les participants
Ce formulaire crée un lien d'inscription unique pour tous les participants. Les administrateurs devront attribuer les participants aux équipes après l'inscription.
Cela crée des liens d'inscription uniques pour chaque équipe. Les participants s'inscrivent directement à leur équipe, éliminant le besoin d'une attribution manuelle des équipes.
Configurer les Frais d'Inscription
Les frais d'inscription dans PlayHQ peuvent être personnalisés pour correspondre à la structure tarifaire de votre club. Il existe plusieurs façons de définir les frais en fonction de l'âge, du sexe ou d'autres critères
Saisissez votre frais d'inscription standard du club dans la case des frais pour les joueurs. Ce frais sera payé lors de l'inscription et versé directement sur le compte bancaire de votre club.
Notez que tous les frais fixés par votre association ou organisme sportif apparaîtront automatiquement et seront ajoutés au total du participant. Vous n'avez pas besoin de les inclure dans vos frais de club.
- Sélectionnez 'Âge et Sexe' sous Frais d'Inscription Avancés
- Saisissez la date pour le calcul de l'âge (par exemple, 1er juillet)
- Saisissez la tranche d'âge (par exemple, 8-18)
- Sélectionnez le sexe
- Saisissez le montant des frais et la description
- Ajoutez des catégories supplémentaires d'âge/sexes selon les besoins
- PlayHQ appliquera automatiquement le frais correct au participant en fonction de son âge/sexes
Exemple : Les joueurs âgés de 8 à 18 ans au 1er juillet paient 120 $, tandis que les joueurs de 19 ans et plus paient 150 $.
Les variantes de frais permettent aux participants de choisir la catégorie de frais qui leur convient à partir d'une liste déroulante.
- Sélectionnez 'Variantes' sous Frais d'Inscription Avancés
- Saisissez les descriptions et montants des frais pour chaque option
- Cliquez sur 'Ajouter une option' pour des catégories de frais supplémentaires
Note : Vous ne pouvez pas utiliser simultanément les frais selon l'âge/sexes et les variantes de frais.
Ajouter des Articles de Marchandise aux Formulaires d'Inscription
Vendez des articles de marchandise du club directement via votre formulaire d'inscription pour simplifier le processus de commande.
- Sur la page Formulaires, localisez la section Marchandise
- Sélectionnez les produits dans la liste déroulante
- Sélectionnez quels types de rôles peuvent acheter chaque produit
- Précisez si certains produits sont des achats obligatoires
- Définissez les limites d'achat si applicable
Pour plus d'informations sur la configuration des produits et de la marchandise
Définir des Limites de Capacité d'Inscription
Les limites de capacité d'inscription vous permettent de contrôler le nombre maximum de participants pouvant s'inscrire pour chaque groupe d'âge et sexe, vous aidant à gérer la taille des équipes et la capacité des lieux.
Avant de commencer
Votre association doit avoir configuré les groupes d'âge avant que vous puissiez accéder à cette fonctionnalité. Si vous ne voyez pas l'onglet Groupes d'âge, contactez l'administrateur de votre association.
- Sélectionnez l'onglet 'Groupes d'âge' dans la configuration de votre inscription
- Saisissez le nombre maximum d'inscriptions que vous pouvez accepter pour chaque sexe et/ou groupe d'âge
- Cliquez sur 'Enregistrer' pour appliquer vos modifications
Une fois la limite atteinte pour une démographie spécifique, PlayHQ empêchera automatiquement d'autres participants dans cette catégorie de s'inscrire.
Vous pouvez modifier ces limites à tout moment pendant la période d'inscription si vous devez augmenter ou diminuer la capacité.