S’applique à : Administrateurs de club
Sports applicables : Rugby Canada
Application(s) : Portail d’administration > Demandes de matchs
Cet article couvre les sujets suivants :
- Comprendre les demandes de sanction et quand les utiliser
- Soumettre une demande de match
- Soumettre une demande de tournoi
- Soumettre une demande de tournée à l’étranger
- Soumettre une demande d’événement Découvrir le rugby
- Suivre le statut de votre demande
Articles connexes :
- Administrateurs de club : Création d’équipes dans les saisons de compétition
- Administrateurs de club : Allocation des joueurs et du personnel d’équipe aux équipes
- Administrateurs de club : Création de demandes de permis saisonnier
Aperçu
Les demandes de sanction vous permettent d’obtenir l’approbation pour des matchs, des tournois, des tournées et des événements Découvrir le rugby qui ne font pas partie de votre calendrier de compétition régulier. Une fois approuvés, les matchs d’exhibition sont automatiquement créés dans PlayHQ.
Ces demandes garantissent que vos participants sont couverts par l’assurance et que votre organisation a obtenu les approbations nécessaires auprès de votre association et de l’organisme national.
Important : Seuls les administrateurs de club peuvent soumettre des demandes de sanction via le portail d’administration.
Quand soumettre une demande de sanction
Soumettez une demande de sanction lorsque vous souhaitez :
- Organiser ou participer à un match contre un autre club (membre ou non membre)
- Organiser un tournoi avec plusieurs équipes participantes
- Voyager à l’international pour des compétitions
- Mettre en place un programme de participation communautaire nécessitant une couverture d’assurance
Avant de commencer : Tous les types de demandes
Configurer les notifications par courriel
Configurez vos paramètres de notification afin de recevoir les mises à jour sur l’avancement des demandes :
- Connectez-vous au portail d’administration, puis accédez à Mon organisation > Aperçu et cliquez sur l’onglet Notifications
- Entrez votre adresse courriel pour les notifications de demandes de sanction, puis cliquez sur Ajouter
- Activez le type de notification « Demandes de sanction », puis cliquez sur Mettre à jour et enregistrer
Préalables pour les demandes de matchs
Avant de soumettre une demande de match, assurez-vous d’avoir :
-
Les deux clubs invités – Assurez-vous que votre club et le club adverse sont tous deux invités à la compétition/saison concernée
- Remarque : Si vous ne trouvez pas l’équipe adverse lors de la création d’une demande, elle n’est peut-être pas encore invitée à votre saison de compétition. Communiquez avec votre association ou votre province pour la faire ajouter avant de poursuivre.
-
Équipes créées avec des joueurs inscrits ou détenteurs de permis – Assurez-vous que chaque équipe est créée et que tous les joueurs susceptibles de participer sont ajoutés aux équipes appropriées
- Remarque : Toutes les doubles inscriptions (permis) requises doivent être traitées et approuvées
- Détails convenus – Coordonnez avec votre adversaire la date, l’heure, le lieu/terrain et la catégorie avant de soumettre votre demande
-
Documentation prête (si vous invitez des clubs non membres)
- La documentation requise comprend : assurance responsabilité civile générale, listes des équipes avec date de naissance, et pour les équipes internationales, une lettre d’autorisation de leur fédération
Soumettre une demande de match
Les demandes de matchs vous permettent d’organiser des matchs approuvés contre d’autres clubs, qu’il s’agisse de membres réguliers, de clubs d’une autre province ou d’adversaires internationaux – en présaison, en pratique et dans d’autres catégories hors compétition régulière.
Accéder aux demandes de sanction
- Connectez-vous au portail d’administration
- Accédez à Demandes de sanction depuis le menu principal
- Cliquez sur Nouvelle demande
- Sélectionnez Match parmi les types de demandes disponibles
Sélectionner votre catégorie
- Choisissez la catégorie correspondant aux exigences d’âge et de genre de votre équipe
- Vérifiez les restrictions de catégorie affichées pour vous assurer que votre équipe est admissible
⚠️ Important : Les catégories de compétition régulière ou les compétitions de coupe ne peuvent pas être sélectionnées.
Saisir les détails du match
- Sélectionnez la date du match
- Entrez l’heure de début et l’heure de fin du match
- Choisissez le lieu/terrain où le match se déroulera
- Sélectionnez la surface de jeu (le cas échéant)
- Indiquez si un arbitre est requis
Ajouter les équipes participantes de clubs membres (clubs dans PlayHQ) :
- Sélectionnez votre équipe receveuse dans le menu déroulant (équipe de votre club)
- Sélectionnez l’équipe visiteuse dans le menu déroulant (équipe du club adverse)
- Vérifiez les détails des équipes pour confirmer que les deux équipes sont correctes
Pour les clubs non membres :
- Sélectionnez votre équipe receveuse dans le menu déroulant
- Activez l’option Club non membre lors de l’ajout de l’équipe visiteuse
- Saisissez manuellement :
- Nom de l’équipe
- Nom du club
- Emplacement (à l’intérieur ou à l’extérieur du pays)
- Pays (si international)
- Téléversez toute documentation requise (les détails seront affichés dans le formulaire)
⚠️ Important : Si vous recevez une équipe internationale, une documentation supplémentaire est requise. Préparez ces fichiers avant de commencer votre demande. La documentation requise comprend : assurance responsabilité civile générale, listes des équipes avec date de naissance, et pour les équipes internationales, une lettre d’autorisation de leur fédération.
Vérifier et soumettre
- Vérifiez l’exactitude de toutes les informations saisies
- Cliquez sur Soumettre la demande
- Notez le numéro de référence de la demande pour le suivi
Que se passe-t-il après la soumission ?
Une fois votre demande de match soumise :
- Le club adverse reçoit une notification pour examiner et approuver la demande
- Après l’approbation du club, la demande est envoyée à votre fédération provinciale pour approbation
- Votre organisme national donne l’approbation finale
- Après l’approbation finale, le match est automatiquement créé dans PlayHQ
- Vous recevrez des notifications par courriel à chaque étape du processus d’approbation
Vous pouvez consulter le statut de votre demande à tout moment en accédant à Demandes de matchs et en sélectionnant votre demande dans la liste.
Soumettre une demande de tournoi
Les demandes de tournoi vous permettent d’organiser des événements multi-équipes et de vous assurer que tous les clubs participants disposent des approbations et de la couverture d’assurance requises.
Accéder aux demandes de sanction
- Accédez à Demandes de sanction depuis le menu principal
- Cliquez sur Nouvelle demande
- Sélectionnez Tournoi parmi les types de demandes disponibles
Saisir les détails du tournoi
- Entrez le nom du tournoi
- Définissez la date de début et la date de fin du tournoi
- Précisez le nombre de jours du tournoi
- Entrez les informations sur le lieu/terrain
Ajouter les clubs membres participants :
- Recherchez et sélectionnez chaque club participant
Pour les clubs non membres :
- Activez l’option Club non membre
- Saisissez manuellement les détails du club et de l’équipe
- Téléversez toute documentation requise
- Répétez pour toutes les équipes de clubs non membres
Vérifier et soumettre
- Cliquez sur Vérifier pour valider toutes les informations du tournoi
- Cliquez sur Soumettre la demande
Que se passe-t-il après la soumission ?
Une fois votre demande de tournoi soumise :
- La demande est envoyée à votre fédération provinciale pour approbation
- Votre organisme national donne l’approbation finale
- Après l’approbation finale, le tournoi sera créé manuellement par votre province dans PlayHQ
- Suivez les directives de votre fédération provinciale pour les prochaines étapes
- Vous recevrez des notifications par courriel à chaque étape du processus d’approbation
Soumettre une demande de tournée à l’étranger
Les demandes de tournée à l’étranger s’adressent aux clubs qui voyagent à l’international pour compétitionner, afin de s’assurer que tous les participants voyageurs sont inscrits et que le groupe respecte les exigences de tranches d’âge (lorsque nécessaire). Ces demandes visent à garantir que tous les participants voyageurs sont couverts par l’assurance.
Préalables
- Détails de la tournée confirmés – Dates, destination, clubs/équipes participants
- Équipes et effectifs prêts – Tous les participants voyageurs affectés à l’équipe désignée
Instructions étape par étape
Accéder aux demandes de sanction
- Accédez à Demandes de sanction depuis le menu principal
- Cliquez sur Nouvelle demande
- Sélectionnez Tournée à l’étranger parmi les types de demandes disponibles
Saisir les détails de la tournée
- Sélectionnez votre saison de compétition, où vous pouvez trouver votre équipe
- Entrez le nom de la tournée
- Définissez la date de départ et la date de retour
- Entrez les destinations que vous visiterez
Ajouter les informations des matchs
- Saisissez les détails de chaque match prévu pendant la tournée
- Incluez le nom de l’équipe adverse, le pays/emplacement et la date de chaque match
Sélectionner votre équipe voyageuse
- Choisissez votre équipe dans le menu déroulant
- Vérifiez la liste des joueurs voyageurs
- Confirmez que tous les joueurs respectent les exigences de tranches d’âge
Vérifier et soumettre
- Cliquez sur Vérifier pour valider toutes les informations de la tournée
- Cliquez sur Soumettre la demande
Que se passe-t-il après la soumission ?
Les demandes de tournée à l’étranger suivent un processus d’approbation simplifié :
- Votre demande est envoyée directement à votre association pour examen
- Votre organisme national donne l’approbation finale
- Vous recevez des notifications par courriel à chaque étape d’approbation
- Aucune approbation du club adverse n’est requise pour les tournées à l’étranger
Soumettre une demande Découvrir le rugby
Les programmes Découvrir le rugby sont des événements d’initiation qui nécessitent une approbation pour garantir une couverture d’assurance adéquate et la sécurité des participants.
Instructions étape par étape
Accéder aux demandes de sanction
- Accédez à Demandes de sanction depuis le menu principal
- Cliquez sur Nouvelle demande
- Sélectionnez Découvrir le rugby parmi les types de demandes disponibles
Saisir les détails
- Entrez le nom, le nombre estimé de participants, le genre et le groupe d’âge
- Entrez la date souhaitée avec les heures de début et de fin, ainsi que le lieu/terrain
- Renseignez toute information complémentaire dans la description
Vérifier et soumettre
- Cliquez sur Vérifier pour valider toutes les informations
- Cliquez sur Soumettre la demande
Que se passe-t-il après la soumission ?
Les demandes Découvrir le rugby suivent un processus d’approbation simplifié :
- Votre demande est envoyée directement à votre association pour examen
- Votre organisme national donne l’approbation finale
- Vous recevez des notifications par courriel à chaque étape d’approbation
- Aucune approbation du club adverse n’est requise
- Votre organisme national doit recevoir une liste complète des effectifs pour la couverture d’assurance
Suivre le statut de votre demande
Toutes les demandes de sanction peuvent être suivies dans la section Demandes de sanction du portail d’administration.
- Accédez à Demandes de sanction depuis le menu principal
- Consultez votre liste de demandes soumises
- Cliquez sur une demande pour voir son statut actuel et son historique d’approbation
Statuts des demandes
Votre demande affichera l’un des statuts suivants :
| Statut | Description |
| En attente | En attente d’approbation du club adverse, de votre association ou de l’organisme national |
| Approuvé | Entièrement approuvé – le match a été créé dans PlayHQ |
| Refusé | La demande a été refusée (consultez les notes pour les détails) |
Considérations importantes
Délais pour vos demandes
Tenez compte de ces délais lors de la soumission de vos demandes :
- Demandes de matchs : Soumettez au moins 14 jours avant la date prévue du match pour permettre toutes les approbations
- Demandes de tournoi : Soumettez au moins 30 jours à l’avance, car plusieurs clubs doivent coordonner leurs équipes
- Demandes de tournée à l’étranger : Soumettez au moins 14 jours avant le départ, particulièrement pour les voyages internationaux
Admissibilité des joueurs et permis
Avant de soumettre toute demande :
- Assurez-vous que toutes les doubles inscriptions (permis) sont traitées et approuvées
- Vérifiez que les joueurs respectent les exigences de tranches d’âge
- Confirmez que tous les joueurs possèdent des inscriptions/adhésions valides dans PlayHQ
- Confirmez que les joueurs sont ajoutés aux bons effectifs d’équipe
Si les joueurs ne respectent pas ces exigences, votre demande pourrait être refusée ou retardée au cours du processus d’approbation.
Travailler avec des clubs non membres
Lorsque votre demande implique des clubs extérieurs à PlayHQ :
- Communiquez avec l’administrateur de votre association pour faire inviter le club à votre saison de compétition
- Préparez la documentation requise avant de commencer votre demande (les détails seront fournis dans le formulaire)
- Les clubs internationaux nécessitent de la documentation supplémentaire – vérifiez auprès de votre association les exigences spécifiques
- Prévoyez un délai de traitement supplémentaire, car une vérification manuelle peut être nécessaire
Foire aux questions
Que faire si je ne trouve pas le club adverse lors de la création d’une demande de match ?
Le club adverse doit d’abord être invité à votre saison de compétition. Communiquez avec l’administrateur de votre association et demandez-lui d’inviter le club. Une fois invité, le club apparaîtra dans votre menu déroulant de sélection d’équipe. Cela s’applique tant aux clubs membres de votre province qu’à ceux d’autres provinces.
Les deux clubs doivent-ils soumettre une demande pour le même match ?
Non. Le club receveur soumet une seule demande de match, et le club visiteur reçoit une notification pour approuver cette demande. Ce processus remplace l’ancien système où les deux clubs devaient soumettre des demandes séparées.
Que se passe-t-il si notre demande est refusée ?
Vous recevrez une notification avec le motif du refus. Examinez les commentaires, corrigez les problèmes (tels que la documentation manquante ou les problèmes d’admissibilité des joueurs), puis soumettez une nouvelle demande. Vous pouvez également communiquer directement avec l’approbateur si vous avez besoin de précisions.
Peut-on modifier une demande après sa soumission ?
Non, vous ne pouvez pas modifier une demande soumise; cette fonctionnalité sera disponible dans une mise à jour ultérieure. Si vous devez apporter des modifications, vous devrez retirer et soumettre à nouveau la demande, ou communiquer avec votre fédération provinciale/organisme national avec les informations corrigées.
Quels documents sont nécessaires pour les équipes ou les tournées internationales ?
Les exigences spécifiques seront affichées dans le formulaire de demande lorsque vous sélectionnerez les options internationales. Préparez ces documents avant de commencer votre demande.
La documentation requise comprend :
- Assurance responsabilité civile générale
- Listes des équipes avec date de naissance
- Une lettre d’autorisation de leur fédération (pour les équipes internationales seulement)
Combien de temps prend le processus d’approbation ?
Les délais d’approbation varient selon le nombre d’approbateurs et leurs temps de réponse. En général, prévoyez 5 à 7 jours ouvrables pour l’approbation du club, 3 à 5 jours pour l’approbation de l’association et 3 à 5 jours pour l’approbation de l’organisme national. Soumettez vos demandes bien à l’avance de votre événement pour tenir compte des retards potentiels.
Les arbitres seront-ils automatiquement assignés à nos matchs approuvés ?
La création du match est automatique après l’approbation finale, mais l’assignation des arbitres dépend des processus de votre association. Vérifiez auprès de votre association le processus de désignation des arbitres.