Applicable à : Administrateurs d'association
Application(s) : Portail Admin > Détails du match
Cet article couvrira les points suivants :
- Comment fonctionnent les demandes de modification de match par les clubs
- Configuration des notifications de modification de match
- Activation pour les clubs de soumettre des demandes de modification de match dans PlayHQ
- Surcharger les demandes de modification de match des clubs
- Suivi des demandes de modification de match
Articles connexes :
- Administrateurs de club : Coordonner les demandes de modification de match entre clubs
Aperçu
Les demandes de modification de match par les clubs permettent aux clubs de reprogrammer directement les matchs entre eux, réduisant ainsi le traitement manuel pour les associations.
Les associations définissent combien de temps à l'avance les modifications peuvent être demandées et finalisées avant les matchs prévus.
Lorsqu'elle est activée dans les paramètres de la catégorie, les clubs peuvent proposer des modifications des dates, heures et lieux des matchs, que le club adverse doit approuver. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut pour tous les types de compétitions mais peut être activée à tout moment via les paramètres de catégorie d'une compétition.
Toute demande non approuvée expire automatiquement après le délai défini par l'association.
Les associations peuvent toujours surcharger une demande de modification de match d'un club, soit en la refusant pendant qu'elle est en attente, soit en modifiant les changements du match dans une programmation de catégorie.
Configurer les notifications de modification de match
Recevez des alertes lorsque les clubs soumettent une demande de modification de match via des notifications par courriel.
Accédez à Mon organisation > Aperçu > Notifications
Assurez-vous que votre adresse courriel pertinente est abonnée à « Demandes de modification »
Enregistrez vos préférences de notification
Activer les modifications de match par les clubs
-
Accéder aux paramètres de la catégorie
Naviguez vers votre compétition
Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez configurer
Allez dans Paramètres de la catégorie
Trouvez Paramètres d'accès au club près du haut de la page
-
Configurer la fonctionnalité
Activez « Autoriser les clubs à modifier les matchs »
-
Sélectionnez le délai « Modifications complétées avant » (1 à 28 jours)
Cela fixe la date limite pour demander ET approuver les modifications
Exemple : Si défini à 7 jours, les clubs doivent demander les modifications ET obtenir l'approbation plus d'1 jour avant l'heure de début du match
Enregistrez vos paramètres
Surcharger les demandes de modification de match des clubs
Les associations peuvent toujours surcharger une demande de modification de match d'un club, soit en acceptant ou refusant cette demande pendant qu'elle est en attente, soit en modifiant les changements du match dans une programmation de catégorie. Les étapes ci-dessous expliquent comment refuser une demande de modification de match en attente.
Accédez au match via Game Day ou depuis la programmation d'une catégorie
Passez à l'onglet « Demandes de modification »
Examinez les modifications proposées et les notes du club demandeur
Choisissez de Approuver ou Refuser
Ajoutez une note optionnelle expliquant votre décision
Soumettez votre réponse
⚠️ Important : L'historique d'audit de la demande de modification de match montrera que l'association a surchargé la demande.
Considérations sur les affectations d'arbitres
Avant d'activer cette fonctionnalité, considérez l'impact sur les horaires des arbitres :
Les modifications de match peuvent affecter les affectations d'arbitres existantes
Les systèmes intégrés de nomination d'arbitres peuvent recevoir des notifications lorsque les matchs sont modifiés
Envisagez d'utiliser des délais plus longs (7+ jours) pour les catégories avec des affectations officielles, veuillez vous aligner avec votre responsable des affectations sur le meilleur délai
Vous pouvez souhaiter activer cette fonctionnalité pour une période limitée (par exemple, avant la saison), puis désactiver les demandes de modification de match des clubs dans les paramètres d'une catégorie
Suivi des modifications de match
Consultez toutes les demandes de modification historiques pour un match spécifique dans l'onglet « Demandes de modification ». Voyez le statut, les horodatages et les notes pour chaque demande.
Questions fréquemment posées
Voici les réponses aux questions courantes que se posent les associations concernant les demandes de modification de match :
- Devons-nous activer les demandes de modification de match par les clubs pour notre compétition ? Envisagez d'activer cette fonctionnalité si votre association reçoit régulièrement des demandes de modification de calendrier de la part des clubs et souhaite réduire la charge administrative. La fonctionnalité fonctionne bien pour les compétitions où les clubs ont des relations établies et peuvent coordonner efficacement les modifications entre eux. Analysez votre volume actuel de demandes de modification - si vous traitez plusieurs demandes par semaine, l'automatisation via PlayHQ vous fera gagner un temps considérable tout en maintenant une supervision via le processus d'approbation et des pistes d'audit complètes.
- Pouvons-nous définir des délais différents pour différentes catégories ? Oui, les paramètres de demande de modification de match sont configurés individuellement pour chaque catégorie au sein d'une compétition. Cette flexibilité vous permet de définir des paramètres différents pour des catégories spécifiques, ou d'activer cette fonctionnalité uniquement dans certaines catégories.
- Les associations peuvent-elles surcharger les décisions des clubs ou exiger une approbation supplémentaire ? Les administrateurs d'association conservent un contrôle total sur la programmation et peuvent surcharger une demande de modification de match en attente, ou modifier directement n'importe quel match via les outils standard de gestion de la programmation.
- Quelles restrictions s'appliquent aux demandes de modification de match des clubs ? Les clubs ne peuvent reprogrammer les matchs que dans les dates de la saison de compétition et ne peuvent pas sélectionner de dates pendant les périodes d'exception (comme les vacances scolaires ou les fins de semaine de représentants) définies au niveau de la catégorie ou de la compétition. Le système vérifie automatiquement la disponibilité des lieux et vous alertera en cas de conflit de programmation, par exemple si un autre match est prévu à l'heure proposée. Vous pouvez alors décider de poursuivre la demande ou choisir un autre horaire.
- Comment les arbitres ou officiels sont-ils informés des modifications approuvées ? Si vous utilisez un système intégré d'arbitrage comme OfficialsHQ ou Refbook, ces systèmes peuvent automatiquement recevoir des alertes concernant les modifications de match. Cependant, nous recommandons de confirmer votre processus spécifique de notification avec votre fournisseur de système de nomination d'arbitres avant d'activer cette fonctionnalité afin de garantir que les arbitres ou officiels soient correctement informés de toute modification de match.
- Pouvons-nous suivre et générer des rapports sur les demandes de modification de match ? Bien que des rapports détaillés sur les demandes refusées et expirées soient en cours de développement, vous pouvez suivre les demandes de modification historiques via des matchs spécifiques dans l'onglet « Demandes de modification ».