Applicable à : Administrateurs d'association et de club

Applicable à : Tous les sports

Application(s) : Portail d'administration > Rapports

Ce guide vous aidera à :

• Créer des rapports personnalisés pour les réunions de comité, les AGA et les demandes de subventions
• Configurer des rapports automatisés qui envoient les informations clés aux bonnes personnes par courriel
• Utiliser l'IA pour répondre rapidement aux questions concernant les données de votre organisation
• Créer des graphiques visuels et des résumés sans compétences en tableur

Articles connexes : Utilisation des tableaux de bord AnalyticsHQ

Le générateur de rapports dans AnalyticsHQ vous permet de créer des rapports personnalisés à partir des données de votre organisation sans expertise en tableur. Vous pouvez commencer avec des modèles préétablis, créer vos propres rapports personnalisés manuellement ou utiliser l'assistance IA pour les créer.

💡 Astuce : Les données sont actualisées environ toutes les 2 heures. N'oubliez pas de cliquer sur « Appliquer » après avoir modifié les filtres pour voir les résultats mis à jour.

Premiers pas avec les rapports

Le générateur de rapports vous donne un contrôle complet sur les rapports de votre organisation. Que vous ayez besoin d'une réponse rapide à une question ou d'un rapport détaillé pour votre comité, vous pouvez créer exactement ce dont vous avez besoin directement dans PlayHQ.

Démarrage rapide

1. Connectez-vous au portail d'administration.
2. Accédez à l'onglet Rapports dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez un rapport préétabli dans la liste ou cliquez sur Nouveau rapport.
4. Choisissez un ensemble de données qui vous intéresse (p. ex. Transactions, Calendriers, Inscriptions).
5. Personnalisez votre vue à l'aide de filtres, de colonnes ou de résumés.
6. Cliquez sur Enregistrer et donnez un nom descriptif à votre rapport pour une utilisation future.

Rapports préétablis vs personnalisés

• Rapports préétablis : Commencez avec des modèles pour les tâches courantes comme la consultation des listes de membres, les résumés financiers ou les calendriers de matchs.
• Rapports personnalisés : Créez à partir de zéro lorsque vous avez besoin d'informations spécifiques propres aux besoins de votre organisation.

💡 Astuce : Commencez avec un rapport préétabli et modifiez-le - c'est souvent plus rapide que de créer à partir de zéro.

Assistant IA

Vous ne savez pas comment créer ce dont vous avez besoin? Posez simplement des questions à l'IA de rapport comme si vous parliez à une personne.

Exemple : « Montre-moi tous les matchs des 7 prochains jours » ou « Combien de revenus d'inscription avons-nous reçus ce mois-ci? »

L'IA créera la structure du rapport, appliquera les filtres appropriés et suggérera automatiquement des types de graphiques.

🛠️ Personnalisation de vos rapports

Une fois que vous avez votre rapport de base, vous pouvez le personnaliser pour afficher exactement les informations dont vous avez besoin dans le bon format.

Organisation des colonnes

• Réorganiser les colonnes : Glissez-déposez les colonnes pour les organiser dans un ordre logique pour votre public.
• Afficher/masquer les colonnes : Utilisez la liste Colonnes (panneau de droite) pour voir chaque point de données disponible. Cochez ou décochez les colonnes pour contrôler lesquelles apparaissent dans votre rapport.
• Trier les données : Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour trier par date, nom, montant ou tout autre champ.

💡 Astuce : Placez les informations les plus importantes dans les premières colonnes, car c'est ce que les gens remarquent en premier.

Filtrage des données

• Filtrer sur les colonnes : Cliquez sur les trois points (⋯) sur n'importe quel en-tête de colonne et sélectionnez « Filtrer ».
• Filtrer à partir du menu : Utilisez le bouton Filtre et tapez le nom du champ par lequel vous souhaitez filtrer.
• Filtres courants : Plages de dates, nom de compétition ou de programme spécifique, nom de site, groupes d'âge ou statut d'inscription.

💡 Astuce : Enregistrez différentes versions du même rapport avec différents filtres pour différents publics.

Création de tableaux croisés dynamiques et de graphiques

Vous voulez résumer et visualiser vos données? Vous pouvez créer des tableaux croisés dynamiques pour regrouper et compter les informations - idéal pour comprendre les tendances ou repérer les valeurs aberrantes.

Créer des résumés : Créez des tableaux croisés dynamiques pour regrouper et compter les informations.

Exemple : Nombre de matchs par site

• Faites glisser le champ ID de match dans la section « Valeurs »
• Faites glisser Nom du site, Surface de jeu ou un autre champ dans la section « Regrouper par »
• Voyez instantanément quel site accueille le plus de matchs.

Ajouter des graphiques : Passez de la vue tableau aux graphiques à barres, graphiques linéaires ou diagrammes circulaires.

Une fois que vous avez créé votre vue croisée ou agrégée :

1. Allez dans le panneau de droite et trouvez le menu déroulant « Tableau ».
2. Passez de Tableau à un autre type visuel - comme Graphique à barres, Graphique linéaire ou Diagramme circulaire.
3. Vous pouvez basculer facilement entre les vues pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre rapport.

⚠️ Trop technique? Laissez l'IA de rapport s'en charger! L'IA du générateur de rapports générera automatiquement un graphique suggéré lorsque vous lui poserez une question, et vous pourrez facilement passer à un autre visuel si nécessaire.

💡 Astuce : Les graphiques sont excellents pour les présentations, tandis que les tableaux sont meilleurs pour l'analyse détaillée.

🤖 IA du générateur de rapports

Laissez l'IA faire le gros du travail en posant des questions comme vous le feriez lors d'une conversation générale, et l'IA de rapport répondra en fonction de vos données! Parfait pour les bénévoles occupés qui ont besoin d'informations rapides sans apprendre à créer des rapports techniques.

Sélectionnez simplement le bouton « IA de rapport » en haut à droite ou ouvrez une nouvelle vue pour commencer.

Exemples de demandes que vous pouvez faire à l'assistant IA de rapport AnalyticsHQ :

• « Peux-tu me montrer toutes les personnes qui se sont inscrites au cours des 30 derniers jours? »
• « Combien de matchs chaque site accueille-t-il cette saison? »
• « Quelle est notre répartition des revenus par type de compétition? »
• « Quelles équipes ont le plus de matchs annulés? »

L'IA créera automatiquement le bon tableau ou graphique, appliquera les filtres appropriés et suggérera des visualisations. Vous pouvez ensuite modifier le rapport ou l'enregistrer pour une utilisation future.

📧 Rapports automatisés programmés par courriel

Configurez des rapports qui envoient automatiquement les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment, réduisant ainsi votre charge de travail administrative.

Rapports automatisés utiles :

• Calendrier hebdomadaire des matchs → Gestionnaire de site chaque lundi et vendredi
• Résumé financier mensuel → Trésorier le 1er de chaque mois
• Liste des nouvelles inscriptions → Registraire chaque vendredi
• Mises à jour d'allocation d'équipes → Entraîneurs et gestionnaires d'équipe tout au long de la pré-saison

Configuration des rapports programmés :

1. Créez et enregistrez votre rapport personnalisé
2. Ouvrez le rapport et cliquez sur Programmer
3. Choisissez la fréquence (hebdomadaire, mensuelle) et le moment
4. Entrez les adresses courriel des destinataires
5. Enregistrez - votre rapport sera maintenant envoyé automatiquement

Astuce intelligente pour les rapports programmés

Utilisez des plages de dates prédéfinies comme « Cette semaine » ou « Ce mois-ci » au lieu de dates spécifiques. Cela garantit que les destinataires reçoivent toujours des données actuelles, et non les mêmes anciennes informations à chaque fois.

Scénarios de rapports courants

Demandes de subventions et financement

Créez des rapports qui montrent la croissance des membres de votre organisation, la portée communautaire et l'impact pour soutenir les demandes de financement.

Informations qui peuvent être bénéfiques :

• Croissance des membres sur 3 à 5 ans montrant un engagement communautaire croissant
• Répartition géographique des membres par code postal
• Nombres de participation des jeunes pour les subventions de développement communautaire
• Rapports d'utilisation des installations pour les demandes de financement d'infrastructure

Gestion de compétitions

Générez des rapports qui vous aident à gérer les changements de calendrier, les allocations de sites, surveiller la saisie des résultats de matchs ou analyser l'équilibre de la compétition.

Rapports de compétition utiles :

• Matchs à venir avec détails sur le site et l'heure pour les coordonnateurs d'installations
• Utilisation des sites pour optimiser la planification
• Résumés de performance d'équipes pour des décisions de classement équitables

Questions fréquemment posées

Puis-je modifier un rapport après l'avoir enregistré?

Oui! Les rapports enregistrés peuvent être consultés, modifiés et dupliqués à tout moment. Vous pouvez également créer des variantes en dupliquant un rapport et en modifiant la copie.

Comment puis-je partager un rapport avec quelqu'un qui n'a pas d'accès administrateur?

Exportez le rapport au format Excel ou CSV et envoyez-le par courriel, ou programmez le rapport pour qu'il s'envoie automatiquement à l'adresse que vous avez désignée.

L'IA n'a pas créé exactement ce que je voulais - puis-je le corriger?

Absolument! L'IA crée un point de départ que vous pouvez ensuite personnaliser en utilisant tous les outils manuels - ajouter des filtres, modifier les colonnes, changer les types de graphiques, etc. Vous pouvez poser des questions de suivi à l'assistant IA.

À quelle fréquence les données de mes rapports sont-elles mises à jour?

Les données sont actualisées environ toutes les 2 heures, elles sont donc très récentes mais ne contiendront pas de modifications ou mises à jour immédiates.

Puis-je créer des rapports qui combinent différents types de données?

Chaque rapport se concentre sur un ensemble de données (comme les inscriptions ou les calendriers), mais vous pouvez créer plusieurs rapports et les combiner dans vos propres présentations ou documents.