Cet article décrit comment configurer les champs personnalisés des participants dans le portail d'administration PlayHQ.
Aperçu
L'utilisation des champs personnalisés permet de fournir des informations supplémentaires par un participant lors de son inscription ou par un organisateur d'équipe lors du processus d'inscription de l'équipe. PlayHQ prend actuellement en charge les champs personnalisés de type zone de texte et liste déroulante. Les champs personnalisés peuvent être créés par les administrateurs des organismes administratifs, des associations et des clubs, et peuvent être configurés pour s'afficher à chacun des types de rôle des participants (joueur, entraîneur et gestionnaire d'équipe). De plus, les champs personnalisés peuvent être configurés pour n'être visibles que par les administrateurs, qui peuvent également modifier les réponses fournies par les participants/organisateurs d'équipe.
Configuration des champs personnalisés
Pour un club ou une association, les champs personnalisés sont configurés sur une base compétition/saison, et peuvent être consultés dans la section de configuration des inscriptions d'une compétition ou d'une saison de programme.
Pour un organisme administratif, les champs personnalisés peuvent également être configurés à un niveau « global » pour les compétitions, ce qui permet aux champs personnalisés d'être hérités par les organisations enfants. Ceux-ci peuvent être consultés dans la zone des Paramètres généraux.
En tant qu'association
Pour voir les champs personnalisés de votre association, accédez à Gestion des compétitions, puis sélectionnez la Compétition et la Saison appropriées, puis l'onglet 'Inscriptions', et enfin le sous-onglet 'Champs personnalisés'. Ici, vous pouvez consulter/modifier/supprimer les champs personnalisés configurés pour la saison, et également ajouter des champs personnalisés supplémentaires si nécessaire.
En tant que club
Pour voir les champs personnalisés de votre club, accédez à Gestion des compétitions, puis sélectionnez la compétition et la saison appropriées dans la liste Mes compétitions, puis sélectionnez l'onglet 'Inscriptions' et enfin le sous-onglet 'Champs personnalisés'.
Si vous êtes un club participant à une compétition d'association et que l'association a créé et rendu disponibles des champs personnalisés sur les profils des participants des clubs, ou sur les formulaires d'inscription de la saison, ils seront affichés en haut de la liste des champs personnalisés et ne pourront pas être modifiés/supprimés.
En tant qu'organisme administratif
Pour voir vos champs personnalisés globaux, sélectionnez Paramètres, puis Général, puis sélectionnez l'onglet Champs personnalisés globaux.
Sélectionnez la saison à laquelle vous souhaitez appliquer les champs personnalisés globaux
Cet écran affiche une liste de tous les champs personnalisés globaux créés pour cette saison et leur configuration
Création d'un champ personnalisé de type zone de texte
Les zones de texte des champs personnalisés sont utiles pour capturer des réponses en texte libre des participants d'une longueur maximale de 100 caractères.
Pour créer une zone de texte, sélectionnez Nouveau dans la liste des champs personnalisés :
Dans le formulaire Nouveau champ personnalisé, tapez un libellé succinct pour le champ - 'la question', sélectionnez le type Zone de texte, puis sélectionnez, pour les champs personnalisés des participants, un ou plusieurs rôles de participants auxquels le champ personnalisé s'applique :
Sélectionnez les pages de profil et les formulaires d'inscription sur lesquels le champ personnalisé sera affiché.
Pour les associations
La sélection de l'option 'Profils & rapports des clubs' affichera le champ personnalisé aux administrateurs de clubs qui consultent les détails d'inscription des participants sur leur page de profil dans le portail d'administration, et affichera également le champ personnalisé dans le rapport Participation.
La sélection de l'option 'Formulaires de club' affichera le champ personnalisé à la fois sur les formulaires d'inscription Participant au club et Participant à l'équipe du club :
Pour les clubs
La sélection des options Participant au club et Participant à l'équipe du club affichera le champ personnalisé sur les formulaires d'inscription respectifs. Le champ personnalisé apparaîtra toujours dans le profil d'un participant ainsi que dans le rapport Participation.
Enfin, sélectionnez Créer et le champ personnalisé apparaîtra en bas de votre liste de champs personnalisés :
Vous pouvez ensuite choisir de réorganiser le champ personnalisé en utilisant la poignée sur le côté gauche du champ personnalisé et en le faisant glisser à une nouvelle position.
Organisme administratif
Sélectionnez Nouveau champ personnalisé
Sélectionnez pour quel rôle le champ personnalisé est applicable
Sélectionnez pour quel format le champ personnalisé est applicable
Sous la rubrique Profils & rapports, en sélectionnant Organisations enfants, le champ personnalisé sera affiché aux administrateurs de clubs qui consultent les détails d'inscription des participants sur leur page de profil dans le portail d'administration, et le champ personnalisé sera également affiché dans le rapport de Participation.
Sous la rubrique Formulaires d'inscription, en sélectionnant Tous les formulaires d'inscription, le champ personnalisé sera affiché sur tous les formulaires d'inscription des participants, des équipes, des clubs et des saisons :
Pour terminer la création de votre champ personnalisé, sélectionnez le bouton Créer un champ personnalisé
Création d'une liste déroulante
Les listes déroulantes sont utiles pour capturer une réponse parmi un ensemble fixe de réponses de chaque participant, telles que Oui/Non, préférence de jour d'entraînement, ou volonté de participer à une activité particulière.
Pour créer un champ personnalisé de type liste déroulante, sélectionnez Nouveau dans la liste des champs personnalisés :
Dans le formulaire Nouveau champ personnalisé, tapez un libellé pour le champ, sélectionnez le type Liste déroulante puis saisissez les libellés des deux premières options de la liste déroulante :
Chaque libellé d'option peut contenir jusqu'à 50 caractères.
Pour ajouter des options supplémentaires, sélectionnez Ajouter une option puis complétez les libellés des options :
Jusqu'à 25 options peuvent être créées pour une seule liste déroulante. Utilisez un champ personnalisé de type Zone de texte si vous avez besoin de plus de 25 options.
Les options peuvent également être réorganisées à l'aide de la poignée sur le côté gauche de chaque option en les faisant glisser à une nouvelle position :
Les options peuvent aussi être supprimées en sélectionnant l'icône de corbeille à droite de chaque option :
Enfin, sélectionnez un ou plusieurs rôles de participant auxquels le champ personnalisé s'applique, sélectionnez les pages de profil et les formulaires d'inscription sur lesquels le champ personnalisé sera affiché, puis sélectionnez Créer :
Le champ personnalisé apparaîtra en bas de votre liste de champs personnalisés :
Modifier un champ personnalisé
Les champs personnalisés peuvent être modifiés en sélectionnant l'icône 'Crayon' dans la liste des champs personnalisés :
Effectuez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer :
Remarque : Les champs personnalisés ne peuvent être modifiés que par l'organisation qui les a créés. Si vous êtes un club, vous ne pourrez pas modifier les champs personnalisés de l'association. Les champs personnalisés hérités des organismes administratifs ne peuvent pas non plus être modifiés, réordonnés ou supprimés.
Modifier un champ personnalisé après l'ouverture des inscriptions peut affecter les données existantes. Voir ci-dessous la liste des modifications prises en charge et leur impact :
| Modification | Impact |
| Mise à jour du libellé | Le libellé mis à jour sera affiché sur les formulaires d'inscription. |
| Ajout d'une nouvelle option à la liste déroulante | La nouvelle option sera sélectionnable sur les formulaires d'inscription. |
| Suppression d'une option de la liste déroulante | L'option ne sera plus affichée sur les formulaires d'inscription. Si des données ont déjà été collectées pour l'option supprimée, un message d'avertissement sera affiché et les données collectées pour cette option seront définitivement supprimées si vous continuez. |
| Réorganisation des options de la liste déroulante | Le nouvel ordre des options sera utilisé sur les formulaires d'inscription. |
| Sélection d'un nouveau rôle | Le champ sera affiché aux participants ayant le nouveau rôle dans les formulaires d'inscription. |
| Désélection d'un rôle | Le champ ne sera plus affiché pour les participants avec le rôle désélectionné dans les formulaires d'inscription. Les données seront conservées si elles ont été collectées pour un participant avec le rôle supprimé. |
| Sélection d'une nouvelle page de profil ou de nouveaux formulaires | Le champ sera affiché sur la nouvelle page de profil ou les nouveaux formulaires. |
| Désélection d'une page de profil ou de formulaires | Le champ ne sera plus affiché sur les pages de profil ou formulaires désélectionnés. Les données seront conservées si elles ont été collectées sur une page de profil ou un formulaire désélectionné. |
Réorganiser un champ personnalisé
La réorganisation d'un champ personnalisé modifiera l'ordre du champ sur tous les formulaires d'inscription et les pages du portail d'administration.
Pour réorganiser un champ personnalisé, sélectionnez le champ personnalisé sur le côté gauche et faites-le glisser à la position souhaitée :
Supprimer un champ personnalisé
La suppression d'un champ personnalisé supprimera le champ ainsi que toutes les données collectées pour ce champ.
Pour supprimer un champ personnalisé, sélectionnez l'icône corbeille sur le côté droit de la liste des champs personnalisés :
Si aucune donnée n'a été collectée pour le champ, un message d'avertissement basique sera affiché. Sélectionnez Supprimer le champ personnalisé pour supprimer le champ personnalisé, ou Annuler pour conserver le champ :
Si des données ont été collectées pour un champ, un message d'avertissement rouge sera affiché :
Veuillez noter que si vous confirmez la suppression d'un champ personnalisé avec des données collectées, toutes les données collectées pour ce champ seront définitivement supprimées. Si vous souhaitez supprimer le champ mais conserver les données, sélectionnez Annuler puis modifiez le champ et désactivez les paramètres de visibilité du champ sur les formulaires d'inscription.
Collecte et consultation des données des participants
Une fois la configuration de votre formulaire d'inscription terminée, les participants verront vos champs personnalisés lors de l'inscription. Tous les champs personnalisés sont obligatoires, assurez-vous donc que seuls les champs pertinents sont inclus dans les formulaires d'inscription.
Une fois qu'un participant s'est inscrit, ses réponses peuvent être consultées en développant le panneau Historique des inscriptions approprié dans le Profil du participant dans le portail d'administration :
Vous pouvez ensuite consulter et modifier les réponses qu'il a fournies si nécessaire.
Rapport sur les champs personnalisés des participants
Les champs personnalisés des participants sont ajoutés en tant que colonnes au rapport de participation à la saison dans le même ordre qu'ils apparaissent dans la section de configuration du formulaire d'inscription.