Applicable à : Tous les administrateurs

Application(s) : Portail Admin > Rapports > Financier

Cet article couvrira les points suivants :

1. Comprendre quelles données de transaction sont incluses
2. Générer votre rapport de transactions
3. Utiliser les données de transaction pour la réconciliation financière
4. Comprendre les champs du rapport de transactions

Articles connexes :

• Générer des rapports pour votre organisation - Tous les rapports disponibles par catégorie
• Générer un rapport de paiements - Suivre les transferts vers votre compte bancaire
• Générer un rapport de commandes - Données de ventes de produits et d’inscriptions

Vue d’ensemble

Le rapport de transactions fournit des informations détaillées sur toutes les transactions financières traitées via votre organisation dans PlayHQ. Cela inclut les inscriptions, les ventes de produits, les utilisations de bons, et les détails du traitement des paiements.

Utilisez ce rapport pour la réconciliation financière, comprendre les méthodes de paiement, et suivre l’utilisation des bons dans vos compétitions et programmes.

Ce qui est inclus dans ce rapport

Votre rapport de transactions comprend chaque paiement traité via PlayHQ :

• Paiements d’inscription - Frais de compétition, de programme et d’adhésion
• Commandes de produits - Marchandises, collectes de fonds, adhésions sociales et demandes de paiement individuelles
• Détails du traitement - Dates, montants, frais et statuts des transactions
• Informations sur les participants - Qui a effectué chaque paiement et quand

Instructions étape par étape

Générer le rapport

1. Accédez aux rapports
   1. Allez à Portail Admin > Rapports
   2. Sélectionnez l’onglet Financier
   3. Choisissez Rapport de transactions
2. Configurer la plage de dates
   1. Choisissez le Filtre de date approprié (par ex. par transaction ou paiement)
   2. Sélectionnez votre Date de début et Date de fin période de rapport
      • Conseil : Pour la réconciliation mensuelle, utilisez le premier et le dernier jour du mois selon la date de transaction
3. Générer et télécharger
   1. Cliquez sur le bouton Générer
   2. Le traitement du rapport commencera - vous verrez un indicateur de progression
   3. Allez à l’onglet Rapports générés lorsque terminé
   4. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer au format CSV

⚠️ Important : Les plages de dates importantes peuvent prendre plusieurs minutes à traiter. Vous recevrez une notification lorsque votre rapport sera prêt.

Utiliser les données de transaction pour la réconciliation

Comparer avec les relevés bancaires

• Montant net indique les fonds déposés sur votre compte
• Frais PlayHQ indique les frais de traitement de la plateforme
• Date de paiement indique quand les fonds ont été transférés

Suivre les frais réduits par utilisation de bons

• Nom du bon et Montant du bon montrent l’utilisation des remises
• Bon gouvernemental les colonnes suivent les bons de réduction émis par les gouvernements des états australiens et utilisés pour la participation sportive des enfants

Comprendre les champs du rapport

Le rapport de transactions inclut des informations détaillées pour chaque paiement :

Détails de la transaction

• Date - Quand la transaction a eu lieu
• Organisation - Le nom de votre organisation
• Prénom / Nom - Participant ayant effectué le paiement
• ID profil - Identifiant unique PlayHQ
• Numéro de commande - Référence de la transaction

Informations de paiement

• Montant total de la vente - Montant total avant remises
• Montant de la remise - Total des remises appliquées
• Montant net - Montant déposé sur votre compte
• Frais PlayHQ - Frais de traitement de la plateforme
• Statut du paiement - Statut du transfert vers votre banque

Détails des produits et inscriptions

• Nom du produit - Ce qui a été acheté (inscription, marchandise)
• Type d’adhésion - Type d’adhésion ou d’inscription
• Nom de la saison - Saison à laquelle la transaction se rapporte
• Compétition - Compétition spécifique si applicable

Suivi des bons

• Nom du bon - Nom du bon promotionnel utilisé
• Montant du bon - Montant de la remise appliquée
• Nom/Montant du bon gouvernemental - Détails des bons émis par les gouvernements des états australiens et utilisés

Cas d’utilisation courants

Réconciliation financière mensuelle : Générez un rapport pour le mois précédent, comparez le total du montant net avec les dépôts bancaires, vérifiez que les frais PlayHQ correspondent à vos enregistrements.

Tendances des méthodes de paiement : Examinez les méthodes de paiement pour comprendre les préférences des participants et identifier des opportunités pour simplifier les processus d’inscription.

Questions fréquentes

Comment réconcilier ce rapport avec mon rapport de paiements ? Le rapport de transactions montre les paiements individuels, tandis que le rapport de paiements montre les transferts bancaires groupés. Utilisez le champ ID de paiement dans le rapport de transactions pour faire correspondre chaque transfert bancaire avec des détails spécifiques de transaction.

Puis-je voir les remboursements dans ce rapport ? Non, les remboursements sont traités en dehors de PlayHQ et ne sont pas mis à jour dans ces rapports.

Jusqu’à quelle date puis-je générer des rapports de transactions ? Les rapports peuvent inclure des données depuis le début de l’utilisation de PlayHQ par votre organisation. Les rapports peuvent couvrir jusqu’à 12 mois de données. Pour des plages de dates très larges, envisagez de générer plusieurs rapports plus petits.

Étapes suivantes

Après avoir généré votre rapport de transactions :

• Comparez avec le rapport de paiements pour vérifier les montants des transferts bancaires
• Utilisez le rapport de commandes pour une analyse des ventes spécifiques aux produits
• Vérifiez le rapport des bons gouvernementaux pour les détails des utilisations des programmes de bons des gouvernements des états australiens

Besoin de générer d’autres rapports ? Retournez à Générer des rapports pour votre organisation pour voir toutes les options disponibles.