Applicable à : Administrateurs d'association et de club
Application(s) : Portail Admin > Paramètres > Général > Intégrations

Cet article couvrira les points suivants :

1. Comprendre l’intégration PlayHQ x Mailchimp
2. Connecter votre organisation PlayHQ à Mailchimp
3. Comment les contacts se synchronisent entre PlayHQ et Mailchimp
4. Comprendre les tags Mailchimp
5. Surveiller le statut de synchronisation
6. Se déconnecter de Mailchimp

Articles connexes :

• Créer et gérer des publications dans PlayHQ

Introduction à Mailchimp

Mailchimp est une plateforme externe de marketing par courriel qui permet aux administrateurs de communiquer facilement avec les participants inscrits à leur organisation via PlayHQ. Cette intégration vous permet d’envoyer des communications ciblées concernant les événements, programmes et compétitions à venir en utilisant votre compte Mailchimp externe.

Connexion à Mailchimp

Créer une connexion à Mailchimp est la première étape pour permettre à PlayHQ d’envoyer des données à Mailchimp. Vous devrez authentifier la connexion et sélectionner l’audience Mailchimp qui recevra les données de vos participants PlayHQ.

1. Accéder aux Intégrations

   Allez dans Paramètres > Général dans le Portail Admin, puis sélectionnez l’onglet Intégrations.

2. Démarrer le processus de connexion

   Cliquez sur Connecter dans la section Mailchimp.

   

3. Se connecter à Mailchimp

   Cliquez sur Se connecter à Mailchimp

   

4. Entrer les identifiants Mailchimp

   Entrez votre Nom d’utilisateur et Mot de passe Mailchimp, puis cliquez sur Connexion. Vous pouvez aussi Créer un compte à cette étape.

   

5. Autoriser la connexion

   Cliquez sur Autoriser pour donner à PlayHQ l’accès à votre compte Mailchimp

   

6. Sélectionner votre audience

   Une fois connecté, vous devrez choisir une Audience principale dans Mailchimp. C’est là que vos contacts PlayHQ seront synchronisés.

   

7. Finaliser la connexion

   Cliquez sur Enregistrer & Connecter. PlayHQ commencera immédiatement à synchroniser vos contacts.

Comment fonctionne la synchronisation des contacts

Une fois connecté, PlayHQ commencera à synchroniser les contacts de votre organisation vers Mailchimp. Après la synchronisation initiale, les mises à jour se font automatiquement chaque nuit.

Qu’est-ce qui est synchronisé ?

Il est important de noter que seules les informations du titulaire principal du compte sont synchronisées. Les participants individuels ou les coordonnées supplémentaires des parents/tuteurs ne sont pas synchronisés.

• Nouveaux contacts : Si un contact n’existe pas dans Mailchimp, PlayHQ en créera un.
• Contacts existants : Si un contact existe déjà dans Mailchimp, ses informations seront mises à jour avec les dernières données de PlayHQ.

Les détails des participants suivants sont synchronisés vers Mailchimp :

• Informations de contact : Prénom, Nom, Courriel, Mobile, Adresse, Quartier, Province, Code postal, Pays
• Données d’inscription : Date de la première inscription
• Tags : PlayHQ crée des tags Mailchimp pour les participants en fonction de leurs inscriptions aux compétitions et programmes

Comprendre les tags Mailchimp

PlayHQ attribue des tags dans Mailchimp pour chaque participant, qui se synchronisent avec Mailchimp afin de vous aider à organiser et cibler efficacement vos communications.

Les tags sont basés sur les inscriptions des participants, ainsi tous les participants inscrits à la même compétition ou programme partageront des tags communs. Ces tags sont uniquement visibles dans Mailchimp lui-même.

Format des tags

Le nombre de tags créés et leur format dépendent de l’inscription du participant et du type d’organisation. Les clubs, associations et organismes administratifs synchronisent différents formats de tags comme détaillé ci-dessous :

Surveillance du statut de synchronisation

Vous pouvez vérifier le statut de votre synchronisation Mailchimp à tout moment en visitant l’onglet Intégrations dans Paramètres.

Indicateurs de statut de synchronisation

L’écran d’intégration Mailchimp affiche un Statut de synchronisation qui fournit des informations sur l’état actuel de la synchronisation.

• EN COURS - Affiché lorsque la synchronisation est toujours en cours. Aucune action requise, veuillez laisser le processus se terminer.
• COMPLÉTÉ - Affiché lorsqu’une synchronisation réussie a eu lieu.
• ÉCHOUÉ - Affiché lorsqu’il y a des problèmes de logique ou de délai d’attente avec la synchronisation. Action requise : 
  • Essayez de rafraîchir la page web pour déclencher une nouvelle synchronisation
  • Si le rafraîchissement ne fonctionne pas, essayez de vous déconnecter puis reconnecter à Mailchimp
  • Si les problèmes persistent, contactez l’équipe de support de votre sport

Horodatage de la dernière synchronisation

La date/heure de Dernière synchronisation indique quand la synchronisation a été réussie pour la dernière fois. Vos contacts Mailchimp, leur statut d’abonnement et leurs tags seront exacts à cette date/heure.

Se déconnecter de Mailchimp

Si vous devez déconnecter votre organisation PlayHQ de Mailchimp, vous devrez effectuer des étapes à la fois dans PlayHQ et dans Mailchimp pour une déconnexion complète.

Support pour l’utilisation de Mailchimp

Une fois que vous avez connecté Mailchimp avec succès et que vos contacts sont synchronisés, vous pouvez utiliser la plateforme Mailchimp pour créer et envoyer des communications ciblées à vos participants.

Consultez le Centre d’aide de Mailchimp pour des conseils sur :

• Créer des campagnes par courriel
• Utiliser les tags pour segmenter votre audience
• Configurer des flux de courriels automatisés
• Concevoir des modèles de courriel efficaces
• Analyser les métriques de performance des courriels