Applicable à : Administrateurs d’association
Application(s) : Portail Admin > Gestion des compétitions
Cet article couvrira les points suivants :
- Comprendre la planification avancée dans PlayHQ
- Ce dont vous aurez besoin avant de commencer
- Créer des calendriers avec la planification avancée
- Gérer et dépanner vos calendriers
Comprendre la planification avancée dans PlayHQ
La planification avancée transforme la manière dont les administrateurs d’association gèrent la création de calendriers à travers plusieurs grades et divisions dans leurs compétitions à domicile et à l’extérieur.
Cet outil d’automatisation puissant élimine les heures généralement passées à planifier manuellement les matchs en gérant intelligemment les demandes de calendrier des clubs et équipes, les contraintes de capacité des lieux, l’équilibre des allocations domicile et extérieur, ainsi que d’autres exigences de la compétition, le tout dans un processus simplifié unique.
La planification avancée vous permet de créer des calendriers complets pour plusieurs grades simultanément tout en tenant automatiquement compte de la disponibilité des lieux, des préférences des équipes, des limites de déplacement et des exigences du format de la compétition afin d’assurer des résultats de planification optimaux pour tous les participants.
Comment ça fonctionne
La planification avancée utilise un système de traitement sophistiqué en trois couches qui prend en compte diverses entrées des administrateurs pour créer des calendriers équilibrés domicile et extérieur.
Le moteur traite vos entrées par couches, en commençant par le modèle de calendrier issu du modèle de calendrier domicile et extérieur comme fondation. Il applique ensuite vos demandes et contraintes, en évaluant plusieurs combinaisons pour trouver le meilleur résultat possible sans rompre la structure sous-jacente du modèle.
Toutes les demandes ne peuvent pas forcément être satisfaites en raison de contraintes concurrentes, mais vous recevrez un rapport complet des résultats pour chaque demande de planification avancée indiquant quelles règles ont été respectées et lesquelles ne l’ont pas été. Cette transparence vous permet de comprendre exactement comment le système a traité vos exigences et de prendre des décisions éclairées concernant le calendrier généré.
Les administrateurs peuvent ensuite accepter et télécharger le calendrier tel quel, ou ajuster manuellement ce dernier dans le fichier de téléchargement du calendrier, vous offrant ainsi la flexibilité d’approuver des scénarios comme une équipe jouant trois matchs consécutifs à l’extérieur en raison de la disponibilité du lieu, si cela aide à répondre aux besoins plus larges du club tout en maintenant l’intégrité de la compétition.
Ce dont vous aurez besoin avant de commencer
Informations requises
Avant de commencer à créer des calendriers avec la planification avancée, assurez-vous d’avoir :
- Créé vos grades et attribué les équipes participantes
- Documenté vos tours de repos ou périodes d’exception où aucun match ne doit être programmé
- Considéré les groupes de déplacement nécessaires si votre compétition inclut des contraintes géographiques
- Documenté les préférences des clubs concernant les exigences domicile et extérieur
- Détails du format de la compétition incluant le nombre de tours requis par grade et la date de début du calendrier pour chaque grade
Créer des calendriers avec la planification avancée
⚠️ Important : Assurez-vous que tous les paramètres de la compétition, y compris l’affectation des équipes aux grades, la sélection des lieux domicile par équipe et les réglages des créneaux de jeu, sont exacts avant de créer les calendriers. Des modifications de ces éléments après la génération du calendrier peuvent nécessiter de relancer les étapes de planification avancée.
Suivez ces étapes pour créer des calendriers en utilisant la planification avancée pour votre compétition :
Accéder à la planification avancée
Naviguez vers la section Outils de calendrier depuis votre saison de compétition dans le Portail Admin. Localisez et cliquez sur le bouton Créer un calendrier avancé pour commencer le processus automatisé de création de calendrier.
Sélectionner les grades et divisions
Choisissez les grades que vous souhaitez inclure dans ce processus de création de calendrier. La planification avancée prend en charge plusieurs grades simultanément, vous permettant de programmer à travers différents groupes d’âge et niveaux de compétition en une seule opération.
Créer les demandes des clubs et équipes
Ajoutez chaque demande de club et d’équipe que l’outil doit considérer lors de la programmation automatique de chaque grade sélectionné. Cela peut inclure, par exemple, toutes les équipes d’un club jouant à domicile lors d’un tour spécifique (dans tous les grades), ou deux équipes devant s’affronter lors d’un tour précis, ou une équipe devant jouer à l’extérieur lors d’un tour.
Appliquer les contraintes de déplacement des équipes
Désignez des groupes d’équipes devant jouer au même lieu le même jour, à travers les grades sélectionnés.
Confirmer la capacité du club
Limitez le nombre de matchs qu’un club peut accueillir dans ses lieux domicile à une date donnée. Cette étape est optionnelle, mais pourrait être considérée, par exemple, si un club dispose de deux lieux et, en raison de l’accès ou des limitations des installations, ne peut accueillir que jusqu’à 5 matchs au total sur ses lieux à une date donnée.
Ajouter des dates d’exception
Définissez des tours de repos pour des grades spécifiques, ou des dates d’exception empêchant la programmation de matchs dans tous ou certains grades. Toute période d’exception créée dans vos paramètres de saison/grade sera automatiquement intégrée à cet écran et pourra être modifiée si nécessaire.
Sélectionner les horaires des matchs
Définissez les horaires des matchs par grade, ou définissez des créneaux horaires partagés. Par exemple, s’il y a 6 équipes dans un grade, il y aura 3 créneaux horaires par tour. Vous pouvez choisir que chaque créneau soit programmé à 9 h, 11 h et 13 h, avec les équipes tournant à travers ces créneaux définis à chaque tour.
Revoir et finaliser
Passez en revue vos sélections de planification avancée sur l’écran récapitulatif, avant de cliquer sur Soumettre pour transmettre ces informations à l’outil. Votre pack de planification avancée peut prendre jusqu’à une heure à générer pour des demandes très importantes. Les petites demandes peuvent se compléter en quelques minutes. Une fois terminé, le statut du fichier affichera Généré et un bouton Télécharger apparaîtra. Consultez le rapport de demande pour comprendre comment l’outil a appliqué vos demandes. Cela vous permet de vérifier que le calendrier répond à vos exigences de compétition et d’apporter les ajustements nécessaires avant de télécharger le calendrier avancé et de le partager avec les clubs participants.
Questions fréquemment posées
Voici les réponses aux questions courantes que les associations se posent à propos de la planification avancée :
- Que contient mon pack de calendrier avancé après génération par l’outil ? Le dossier téléchargé comprend un fichier de téléchargement de calendrier, utilisé pour créer vos calendriers dans PlayHQ. Il contient également des rapports de résultats pour examiner quelles demandes ont été acceptées ou refusées lors de la création de votre calendrier avancé. Sont inclus des rapports d’intégrité du calendrier, montrant à quel point les calendriers correspondent au modèle de calendrier domicile et extérieur ainsi qu’aux demandes et contraintes saisies. Notez que les rapports d’intégrité du calendrier sont également disponibles pour les calendriers générés dans PlayHQ via le Générateur de rapports.
- Puis-je utiliser la planification avancée si les équipes sont encore en cours d’inscription ou si le nombre d’équipes pourrait changer ? La planification avancée fonctionne mieux lorsque les inscriptions des équipes sont finalisées, car des modifications des équipes participantes après la génération du calendrier peuvent nécessiter de recréer l’ensemble du calendrier. Si vous attendez des inscriptions tardives, envisagez d’attendre la clôture de la période d’inscription ou préparez-vous à régénérer les calendriers si des changements importants d’équipes surviennent.
- Comment la planification avancée gère-t-elle les tours de repos lorsqu’un grade a un nombre impair d’équipes ? Le système calcule et répartit automatiquement les tours de repos de manière équitable entre les équipes lorsque les grades ont un nombre impair d’équipes. Les repos sont programmés pour assurer une distribution juste tout au long de la saison.
- Que se passe-t-il si la planification avancée ne peut pas créer un calendrier respectant toutes mes contraintes ? Si le système ne peut pas générer un calendrier viable en raison de contraintes conflictuelles (comme une disponibilité limitée des lieux ou des exigences de déplacement restrictives), il vous informera des conflits spécifiques dans votre pack de calendrier avancé. Vous pourrez alors ajuster des paramètres tels que les fenêtres de disponibilité des lieux, les réglages des groupes de déplacement ou la durée de la saison pour créer une solution réalisable.
- Puis-je réserver certains créneaux horaires pour des grades spécifiques ou des compétitions premières ? Oui, vous pouvez configurer des préférences de créneaux horaires via l’outil de planification avancée. Cela garantit que les matchs à travers les grades sont programmés à des heures appropriées.
- À quel moment dois-je créer les calendriers et puis-je programmer des saisons futures ? La planification avancée peut créer des calendriers bien à l’avance, ce qui aide à la réservation des lieux et à la planification des clubs. De nombreuses associations créent les calendriers 2 à 3 mois avant le début d’une saison, bien que l’essentiel soit que les équipes doivent être affectées à un grade pour générer un calendrier, donc une structure de compétition doit être confirmée avant de commencer.
- Si je dois apporter des modifications après la publication des calendriers, cela affectera-t-il tout le calendrier ? Les modifications individuelles des matchs (changement d’heure, échange de lieu, changement d’équipe) peuvent être effectuées comme d’habitude. Cependant, les changements structurels majeurs tels que l’ajout d’équipes ou la modification du nombre de tours peuvent nécessiter la régénération des calendriers, soit via l’outil de reclassification, un fichier de téléchargement de calendrier créé manuellement, ou via la planification avancée, ce qui impactera l’ensemble du calendrier pour les grades concernés.