Applicable à : Administrateurs de club
Application(s) : Portail Admin > Détails du match
Cet article couvre les points suivants :
- Configuration des notifications de changement de match
- Comment demander un changement de match
- Répondre à une demande de changement de match
- Comment suivre vos demandes de changement
Articles connexes :
- Administrateurs d'association : Autoriser les clubs à changer les lieux, horaires et dates des matchs
Avant de commencer
Votre association doit d'abord activer les demandes de changement de match pour votre catégorie. Une fois activé, vous verrez un onglet « Demandes de changement » dans la section Détails du match de chaque rencontre dans le Portail Admin.
Configurer les notifications de changement de match
⚠️ Important : Avant d’utiliser cette fonctionnalité, vous devez configurer les notifications par courriel. Sans une configuration correcte des courriels, vous risquez de manquer des demandes importantes de changement provenant des clubs adverses.
Allez à Mon organisation > Aperçu > Notifications
Assurez-vous que votre adresse courriel pertinente est abonnée à « Demandes de changement »
Enregistrez vos préférences de notification
Comment demander un changement de match
-
Trouver votre match
- Accédez au match via Game Day
- Sélectionnez Détails
- Recherchez l’onglet « Demandes de changement » (n’apparaît que si la fonctionnalité est activée pour cette catégorie)
-
Vérifier l’éligibilité
- Le bouton « + Demander un changement » sera surligné si le match se situe dans la période autorisée par l’association
- S’il est grisé, la fenêtre pour demander un changement de match n’est pas ouverte selon les paramètres de l’association
-
Soumettre la demande
- Cliquez sur « + Demander un changement »
- Modifiez la date, l’heure et/ou le lieu selon les besoins
Le système affichera les horaires disponibles à votre lieu sélectionné, sinon il vous avertira de tout conflit d’horaire
Toutes les réservations de lieux dans votre sport sont vérifiées pour disponibilité
Ajoutez une note optionnelle expliquant la demande de changement
Soumettez pour approbation
-
Attendre la réponse
Le club adverse recevra une notification par courriel s’il a configuré les notifications
Vous ne pouvez pas soumettre une autre demande pour le même match tant que la demande en cours n’est pas approuvée ou refusée
Répondre aux demandes de changement de match
Lorsque vous recevez une demande :
Vérifiez votre courriel pour la notification (ou le rapport correspondant pour trouver les demandes en attente dans votre club)
Accédez aux détails du match via le lien fourni
Examinez les changements proposés et toutes notes du club demandeur
Choisissez d’Approuver ou de Refuser
Ajoutez une note optionnelle expliquant votre décision
Soumettez votre réponse
⚠️ Important : Les associations peuvent annuler toute demande de changement de match d’un club. La demande initiale ET votre approbation doivent avoir lieu avant la période définie par l’association (par exemple, si elle est fixée à 1 jour, toute activité doit être terminée plus d’un jour avant le début du match).
Suivi de vos demandes
Consultez toutes les demandes de changement historiques pour un match spécifique dans l’onglet « Demandes de changement ». Voyez le statut, les horodatages et les notes pour chaque demande.
Questions fréquemment posées
Voici des réponses aux questions courantes que se posent les clubs concernant les demandes de changement de match :
- Pourquoi aucun créneau horaire n’est-il disponible pour la date que je préfère ? Quand aucun horaire n’apparaît pour une date sélectionnée, cela signifie que tous les créneaux du lieu sont soit réservés, soit entraîneraient des conflits d’horaire avec d’autres rencontres. Vous pouvez saisir une heure et le système vous avertira de tout conflit, par exemple s’il y a un autre match prévu à l’heure proposée. Vous pouvez alors décider de poursuivre la demande ou de choisir une autre heure. Contactez votre administrateur d’association si vous pensez que des créneaux devraient être disponibles, car il peut revoir les allocations des lieux et les contraintes du système.
- Combien de temps à l’avance dois-je soumettre une demande de changement ? Votre association détermine le délai minimal de préavis pour les changements de match, généralement 7 jours avant la date initiale du match. Cela permet au club adverse de répondre, aux participants d’ajuster leur horaire et aux arbitres d’être réaffectés. Pour des changements de match de dernière minute, contactez directement votre administrateur d’association.
- Que se passe-t-il si deux clubs essaient de changer le même match ? Le système traite les demandes de changement séquentiellement, dans l’ordre de réception. Si une demande est en attente pour un match, l’autre club ne peut pas soumettre de nouvelles demandes tant que la première n’est pas clôturée. Cela évite la confusion et les changements contradictoires. Nous recommandons aux clubs de communiquer directement pour coordonner leurs besoins avant de soumettre des demandes de changement via PlayHQ.
- Les réservations de lieu sont-elles automatiquement mises à jour lorsqu’un changement de match est approuvé ? PlayHQ met à jour tous les détails du calendrier dans le système lorsque les changements sont approuvés, mais les systèmes externes de réservation de lieux nécessitent une confirmation séparée. Après avoir accepté une demande de changement, vérifiez la nouvelle réservation avec votre gestionnaire de lieu ou votre municipalité pour assurer la disponibilité des installations.
- Qu’en est-il des arbitres lorsque les matchs sont reprogrammés ? Si un arbitre est affecté au match, cela affectera les allocations d’arbitres. Contactez votre association si elle gère les nominations d’arbitres pour comprendre comment cela pourrait impacter votre changement de match.